Базы знаний

База знаний — это хранилище документов рабочего пространства, по которому ассистент ищет ответы. Вы наполняете базу файлами, страницами сайта или структурированными данными, платформа разбивает документы на фрагменты и индексирует их, а ассистент подставляет найденные фрагменты в ответ и показывает источники. Базы знаний находятся в разделе База знаний, а к ассистенту подключаются отдельно: сама по себе база на ответы не влияет. Пока индексация документа не завершена, документ в поиске не участвует.

Что вам понадобится

• право kb:view для просмотра раздела и kb:create для создания базы знаний;
• право kb:document:import для загрузки файлов и kb:index для запуска индексации;
• глобальный провайдер эмбеддингов, настроенный администратором платформы: без него индексация не стартует;
• документы в поддерживаемом формате;
• включённые функции AI-импорт документов и Импорт с сайта (краулинг), если вы планируете загружать сканы или страницы сайта.

Как создать базу знаний

Нажмите Новая база знаний в правом верхнем углу раздела База знаний — откроется окно Создание базы знаний. В пространстве, где ещё нет ни одной базы, кнопка называется Создать базу знаний. Пустая база появляется мгновенно, индексацию вы запускаете позже и вручную.

1. Откройте раздел База знаний.
2. Нажмите Новая база знаний.
3. В поле Название замените предзаполненное значение Новая база знаний на своё.
4. Заполните поле Описание, если базой пользуется несколько человек.
5. Нажмите Создать.

Платформа создаёт пустую базу знаний и открывает её. Кнопка Создать заблокирована, пока поле Название пустое.

Чтобы позже изменить название или описание, откройте меню действий базы и выберите Переименовать — платформа откроет окно Редактировать базу знаний. Структура документов при этом не меняется.

Как устроен экран базы знаний

Заголовок страницы — это список выбора базы: нажмите на название базы, и платформа покажет все базы пространства. Точка слева от названия отражает состояние индексации, а группа Доступные из других пространств внизу списка собирает базы, которые открыли вам владельцы из других пространств.

Содержимое базы состоит из папок, вложенных папок и документов. Документ лежит либо в корне базы, либо внутри папки. В контекстном меню папки платформа называет удаление Удалить подраздел — это та же папка.

Примечание. Наведите указатель на статус базы, чтобы увидеть сводку базы: дату обновления, число документов, сколько из них проиндексировано, устарело и завершилось с ошибкой.

Как добавить материалы в базу знаний

Материалы попадают в базу знаний шестью способами, и выбор зависит от того, в каком виде хранятся исходные данные. Все способы, кроме ручного документа, собраны в области загрузки: перетащите файлы прямо в неё или нажмите нужную кнопку.

В пустой базе кнопка создания документа называется Создать документ, в непустой папке — Новый файл. Чтобы загрузить материалы сразу в конкретную папку, откройте её контекстное меню и выберите Добавить знания.

Какие форматы и лимиты действуют

В области загрузки платформа перечисляет документы и архивы единым списком: PDF, DOC, DOCX, TXT, Markdown (.md, .markdown), HTML (.html, .htm), CSV, EML, PPTX, XLSX, JSON, JSONL, ZIP, RAR, 7z. Файл XLSX открывается в базе как отдельный тип документа — просмотрщик таблицы, а не плоский текст.

Как загрузить сканы через AI-импорт

Нажмите AI импорт в области загрузки — откроется окно AI импорт с описанием «PDF и изображения будут распознаны через OCR-провайдер и сохранены как текстовые документы». Перетащите файлы или нажмите Выбрать файлы, затем нажмите Запустить. Поддерживаются PDF, PNG, JPG, WEBP, BMP и TIFF.

Один файл создаёт один документ, и в этот документ попадает только распознанный текст: изображения, подписи, таблицы и исходная раскладка страницы отдельными блоками не переносятся. Если часть страниц распознать не удалось, задача завершается со статусом С ошибками и сообщением о непрочитанных страницах, а документ создаётся неполным.

Примечание. Кнопки AI импорт и Импорт с сайта появляются только после того, как администратор платформы включит вашему рабочему пространству функцию AI-импорт документов или Импорт с сайта (краулинг): по умолчанию обе функции выключены.

Как загрузить страницы сайта и структурированные данные

Кнопка Импорт с сайта открывает панель Импорт с сайта с переключателем Страницы: Одна загружает единственный адрес, Несколько запускает обход раздела. Для обхода вы задаёте Разрешённые домены, Включать пути / RegExp, Исключать пути / RegExp, Максимум страниц, Максимальная глубина, Лимит RPS, Учитывать robots.txt и CSS-селекторы заголовка и контента. Запущенным обходом вы управляете из контекстного меню узла: Пауза, Продолжить краулинг, Остановить краулинг.

Отдельной кнопки для JSON и JSONL нет. Загрузите файл обычным способом — запись в очереди перейдёт в статус Настроить. Нажмите эту запись, и платформа откроет мастер Импорт JSON/JSONL с шагами Загрузка → Предпросмотр → Маппинг → Иерархия: вы сопоставляете поля файла с полями документа и задаёте, как строить папки.

Как проиндексировать базу знаний

Нажмите Индексировать — платформа обрабатывает только новые и изменённые документы, используя сохранённые настройки базы или глобальные умолчания. Это быстрый путь, которого достаточно в большинстве случаев. Индексация идёт в фоне, прогресс виден в карточке над содержимым, а остановить индексацию вы можете кнопкой отмены с подтверждением Остановить индексацию?.

Меню действий базы — кнопка с многоточием справа от кнопки Индексировать — содержит остальные операции.

Важно. Сброс индекса удаляет текущие векторные данные, и поиск по базе недоступен до завершения переиндексации.

Что настраивается в расширенной индексации

На шаге Эмбеддинги вы выбираете embedding-модель — из каталога или вводом вручную — и задаёте параметры разбиения на фрагменты. Шаг Схема задаёт набор payload-полей, которые попадут в векторное хранилище вместе с фрагментом. Шаг Запуск показывает сводку и переключатель объёма работ: Индексировать только изменённые документы или Полная переиндексация.

Флажок Сохранить настройки для следующих индексаций закрепляет за базой параметры разбиения на фрагменты, схему и технические лимиты. Embedding-модель этот флажок не сохраняет: выбранная вручную модель действует только на текущий запуск.

Какие статусы бывают у базы и документа

У отдельного документа статусы свои: Не индексирован, Есть изменения, Индексируется, Актуален, Пропущен, Ошибка. Каждое сохранение документа создаёт новую версию, и документ переходит в состояние Есть изменения до следующей индексации.

Где посмотреть векторные коллекции пространства

Пункт Коллекция в Qdrant ведёт на карточку коллекции, в которой хранятся векторы базы. Полный перечень коллекций рабочего пространства платформа показывает на странице Векторные коллекции по маршруту /settings/preferences/collections: название, количество записей, размер вектора и метрику. В карточке коллекции вы можете выполнить пробный текстовый, векторный или генеративный запрос и посмотреть, какие фрагменты возвращает хранилище.

Коллекцию вы можете связать с публичным ключом встраивания для виджета на сайте. Ключ и список разрешённых доменов вы получаете через публичный API, и для этого нужно право на управление интеграциями.

Как проверить, чем закончились импорт и индексация

Откройте История индексаций в меню действий базы — платформа перейдёт на страницу /knowledge/<baseId>/indexing/history. Таблица показывает колонки Время запуска, Пользователь, Статус, Длительность, сек, Документы, Результат и Действия; кнопка в последней колонке открывает окно Лог индексации с подробной записью запуска. Статусы запуска: Выполняется, На паузе, Отменено, Завершено, Ошибка.

Состояние загрузки видно раньше — в очереди импорта над содержимым базы. Каждая запись показывает короткий статус: Чтение, В очереди, Загрузка, Обработка, На паузе, Готово, С ошибками, Ошибка, Остановлено, Настроить, Выбрать.

Чтобы понять, что произошло с конкретным документом, откройте его и нажмите значок информации — карточка Метаданные документа содержит тип источника, статус, номер версии, имя импортированного файла, источник импорта, признак Импорт с ограничениями и причину деградации. Дополнительно у документа могут стоять пометки Большой Excel и Обрезан при импорте.

Как посмотреть фрагменты документа

Откройте меню документа и выберите Чанки — платформа откроет панель с фрагментами, на которые разбит документ. Кнопка Настройка чанков открывает окно с полем Режим ограничений и парами Максимум токенов / Перехлёст токенов либо Максимум символов / Перехлёст символов.

Пункт Векторизовать документ появляется в меню документа только после того, как фрагменты созданы, и требует права kb:index. Этот пункт открывает окно Векторизация документа, где вы выбираете коллекцию Qdrant — новую или существующую — и схему payload-полей.

Как ограничить доступ к базе знаний

Откройте меню действий базы и выберите Доступ — платформа откроет окно Управление доступом с вкладками Правила доступа, Кто имеет доступ и Доступ пространствам. Ограничение действует на уровне всей базы знаний: правила базы наследуют все её папки и документы. Отдельного правила для папки или документа в интерфейсе нет — такие правила задают только через публичный API.

Правило работает как белый список. Пока правил нет, базу видят все, у кого есть право kb:view. Как только появилось хотя бы одно правило, базу видят только перечисленные в нём роли и пользователи. Уровень Просмотр, Редактирование или Полный доступ платформа хранит как пометку и не разграничивает по нему операции: что участник может делать с базой, по-прежнему определяет его роль в рабочем пространстве.

Важно. Владелец рабочего пространства видит базу знаний при любых правилах доступа: это защита от потери базы, если владелец случайно исключил себя из списка.

Какие права управляют действиями с базой знаний:

Если кнопки или пункта меню на экране нет, у вашей роли нет соответствующего права. Кастомная роль с уровнем Редактирование по модулю «Базы знаний» получает весь набор прав из таблицы.

Только on-prem. Базу знаний вы можете открыть на чтение другим рабочим пространствам организации — целиком, без копирования.

Частые вопросы

Почему ассистент не отвечает по новым документам

Документ не проиндексирован или база не подключена к ассистенту. Проверьте:

• статус документа — он должен быть Актуален;
• база выбрана в поле Базы знаний ассистента и настройки сохранены;
• ассистент работает в режиме Внутри платформы либо в сценарии (workflow) ассистента есть узел Поиск по знаниям.

Почему после импорта появились не все документы

Часть файлов не прошла обработку. Откройте очередь импорта и историю индексаций и проверьте:

• формат файла входит в поддерживаемый список;
• размер файла и число записей в архиве не превышают лимиты;
• у документа нет пометки Импорт с ограничениями.

Почему участник не видит документ

Доступ ограничен на одном из двух уровней. Проверьте роль участника в рабочем пространстве и правила на вкладке Правила доступа окна Управление доступом: если правила заданы, доступ есть только у перечисленных в них ролей и пользователей.

Что выбрать: базу знаний или файлы ассистента

База знаний нужна, когда одни и те же материалы используют несколько ассистентов, документы должны лежать в папках, доступ разграничен по ролям, а содержимое регулярно обновляют редакторы. Файлы ассистента подходят, когда набор документов нужен одному ассистенту и структура папок не требуется.

Что дальше

• Ассистенты — подключить базу знаний к ассистенту.
• RAG и поиск по знаниям — настроить качество поиска и разобрать, почему документ не попал в ответ.
• Файлы, вложения и импорты — сравнить документы базы знаний с файлами ассистента и вложениями чата.
• Роли и права доступа — выдать участникам права на работу с базами знаний.
• Расшаривание баз знаний между пространствами — открыть базу соседнему пространству в коробочной поставке.