Базы знаний

База знаний — это хранилище документов рабочего пространства, по которому ассистент ищет ответы. Вы наполняете базу файлами, страницами сайта или структурированными данными, платформа разбивает документы на фрагменты и индексирует их, а ассистент подставляет найденные фрагменты в ответ и показывает источники. Базы знаний находятся в разделе Базы знаний, а к ассистенту подключаются отдельно: сама по себе база на ответы не влияет. Пока индексация документа не завершена, документ в поиске не участвует.

Что вам понадобится

• право kb:view для просмотра раздела и kb:create для создания базы знаний;
• право kb:document:import для загрузки файлов; отдельное право kb:index нужно только для восстановления, полной переиндексации и управления процессом;
• глобальный провайдер эмбеддингов, настроенный администратором платформы: без него индексация не стартует;
• документы в поддерживаемом формате;

Загружаем изображение…

Как переходить между базами и документами

Нажмите кнопку с иконкой дерева и подсказкой «Навигация», чтобы открыть слева панель со всеми доступными базами знаний. Стрелка рядом с названием раскрывает вложенные папки, не меняя содержимое справа. В меню базы знаний команды «Развернуть все» и «Свернуть все» управляют всеми её вложенными папками; сама база остаётся открытой, другие базы не меняются. Нажатие на название открывает базу, папку или документ. Заголовок панели «Навигация» возвращает в каталог.

Поиск в панели находит базы, папки и файлы по названию, в том числе внутри ещё не раскрытых папок. Под найденным файлом или папкой показан путь. Стрелки ↑/↓ позволяют выбирать результаты, Enter открывает выбранный, Escape возвращает фокус в поле поиска. Очистите поиск, чтобы вернуться к раскрытым веткам. Поиск по названиям не зависит от индексации содержимого документа.

Правый клик по строке или кнопка «⋯» открывает те же действия, что в содержимом справа. Само открытие меню не меняет выбранный документ. При выборе действия над узлом другой базы интерфейс открывает нужную базу; переименование выполняется прямо в строке (Enter — сохранить, Escape — отменить). Доступность действий зависит от ваших прав; общие базы доступны только для чтения.

Дерево остаётся доступным при просмотре документа. При переходе по прямой ссылке раскрывается путь к выбранному документу. Вид содержимого Сетка или Список переключается независимо от дерева.

Перетащите границу панели, чтобы изменить её ширину, или нажмите «Свернуть дерево», чтобы освободить место для документа. Открытое состояние, ширина и раскрытые ветки сохраняются в браузере для текущего рабочего пространства. На узком экране дерево открывается поверх содержимого и закрывается после выбора.

Как создать базу знаний

В каталоге Базы знаний нажмите Новая база знаний — откроется окно Создание базы знаний. Первая база создаётся по вашему действию: открытие пустого каталога ничего не создаёт. После добавления материалов платформа сама подготовит их для поиска.

1. Откройте раздел Базы знаний.
2. Нажмите Новая база знаний.
3. В поле Название замените предзаполненное значение Новая база знаний на своё.
4. Заполните поле Описание, если базой пользуется несколько человек.
5. Нажмите Создать.

Платформа создаёт пустую базу знаний и открывает её. Кнопка Создать заблокирована, пока поле Название пустое.

Форму создания также можно открыть кнопкой + справа от пункта Базы знаний в главном меню. Она доступна участникам с правом создания баз.

Если документы уже подготовлены, перетащите файлы или папку с компьютера на свободное место в каталоге баз. Откроется форма создания со списком приложенных файлов. Для одной папки название берётся из имени папки, для одного файла — из имени без расширения. Проверьте название и нажмите Создать и загрузить. Все файлы одного перетаскивания попадают в одну новую базу; структура папок сохраняется. Отмена закрывает форму без создания базы и загрузки файлов.

Чтобы добавить документы в существующую базу, перетащите файлы или папку на её карточку или строку в каталоге. Подсветка и название получателя показывают, куда попадут документы. Загрузка начинается в корень выбранной базы. Для этих действий нужны права добавления документов, а для новой базы — также право её создания. В базы из другого пространства и удаляемые базы загрузка недоступна.

Чтобы позже изменить название или описание, откройте меню действий базы и выберите Переименовать — платформа откроет окно Редактировать базу знаний. Кнопка Сохранить становится доступна после изменения полей. Структура документов при этом не меняется.

Как устроен экран базы знаний

Раздел Базы знаний открывает каталог доступных баз, даже если база одна. Найдите базу по названию или описанию и откройте её одним нажатием. Каталог поддерживает Сетку и Список. Кнопка с иконкой сортировки открывает варианты По названию, По изменению, По количеству документов и По состоянию. Стрелка у выбранного пункта показывает направление; повторное нажатие меняет его на противоположное. По умолчанию базы расположены по названию от А до Я. При выборе другого признака сначала показываются недавно изменённые базы, базы с большим числом документов или требующие внимания. Поиск, сортировка с её направлением и выбранный вид сохраняются при возвращении из базы.

Сортировка По состоянию сначала показывает ошибки, затем незавершённую подготовку, изменения или отсутствие данных для поиска, паузы, активную обработку и очередь, готовые и пустые базы. Внутри одинакового приоритета базы расположены по названию. Недоступные сведения о состоянии, количестве документов или дате обновления всегда остаются в конце при сортировке по соответствующему признаку, независимо от направления. Для баз из других пространств состояние и число документов могут быть недоступны.

В списке баз нажмите в любой части строки, чтобы открыть базу. Маркер состояния и кнопка ⋯ выполняют свои действия без перехода. Меню действий можно открыть кнопкой ⋯ или правой кнопкой мыши по карточке или строке базы. Оба способа показывают одинаковые действия с учётом ваших прав доступа.

В сетке под названием базы указано число документов. У пустой базы написано Нет документов; отдельного предупреждения о подготовке нет. Во время первой загрузки вместо этой надписи показано текущее действие. Готовые базы не выделяются дополнительной подписью. В списке используются те же строки, что у файлов внутри базы: название, дата обновления и число документов находятся в отдельных колонках, действия — справа.

В списке сразу после названия находится колонка Состояние: обработка, пауза, изменения или ошибка показаны иконкой и текстом без наведения. Нажмите такой статус, чтобы увидеть подробности и доступные счётчики подготовки. Готовая база отмечена спокойной подписью Готова к поиску, пустая — Нет документов. Для базы из другого пространства, сведения о подготовке которой не передаются, показано Состояние недоступно. В сетке сведения открываются нажатием маркера на иконке папки; короткое пояснение доступно при наведении или фокусе с клавиатуры. Кнопка Открыть базу ведёт к документам и центру состояния. Изменения или ошибки части документов не означают, что вся база недоступна для поиска. Если состояние неизвестно, в подробностях можно нажать Обновить состояние.

В списочном виде прокручиваются строки таблицы, а заголовок страницы, поиск и заголовки колонок остаются на месте. На узком экране таблицу можно прокручивать горизонтально. При возвращении из базы восстанавливается позиция списка.

В меню ⋯ и контекстном меню базы доступны действия подготовки, если у вас есть право индексации. Подготовить для поиска обрабатывает ещё не подготовленные документы, Обновить для поиска — новые и устаревшие, Повторить обработку ошибок — документы с ошибками индексации. Если есть и изменения, и ошибки, доступны оба действия. Ошибки загрузки исправляются внутри базы, а не повторной индексацией. Перед запуском система проверяет актуальное состояние выбранной базы; во время подготовки или паузы и для пустой базы новый запуск недоступен, причина указана в меню.

Расширенная индексация… открывает мастер с названием выбранной базы и её текущими настройками. Здесь можно выбрать полную переиндексацию. У готовой базы остаются расширенная индексация и История индексаций, без лишнего быстрого запуска. Историю можно открыть из каталога и без права запуска индексации. Для баз из другого пространства действия управления недоступны. Сбросить индекс и переход к коллекции Qdrant остаются в меню внутри базы.

В верхней шапке показаны путь и название текущей базы или папки; уровни разделены серым /. Нажмите Базы знаний, чтобы вернуться в каталог, или название базы из папки или документа, чтобы открыть её корень. Для перехода к родительской папке нажмите её название в пути; если весь путь не помещается по ширине, промежуточные папки доступны через ⋯. В корне базы нажатие на её название с двумя стрелками открывает поиск и список доступных баз. Выбор базы ведёт в её корень; при единственной доступной базе название не открывает переключатель. Статус и меню базы находятся только в её корне. В папке справа в шапке находится меню текущей папки; состояние рядом с названием относится к этой папке. Во второй строке слева показан счётчик элементов, справа — сортировка и переключатель вида. Сетка и Список используют общую настройку: выбранный вид сохраняется при переходах внутрь базы, в папку, обратно в каталог и после перезагрузки. Выбор дерева временно скрыт; ранее сохранённое дерево открывается как сетка.

В режиме списка нажмите в любой части строки файла или папки, чтобы открыть её. В сетке и списке меню ⋯ и правая кнопка мыши открывают одинаковые действия с учётом ваших прав и состояния документа. Во время первоначальной загрузки по центру области содержимого показан логотип Уники. В пустой базе, как и в пустой папке, можно выбрать или перетащить файлы, импортировать сайт, создать документ или папку; доступность действий зависит от ваших прав.

У базы из другого пространства указан источник; маркер общего доступа поясняет режим Только чтение. Если число документов и состояние подготовки недоступны, каталог не показывает их как нулевые. Маркеры доступа отделены от состояния обработки: Доступ ограничен означает ограничения внутри пространства, а Доступ другим пространствам — предоставленный внешним пространствам доступ. При ошибке загрузки нажмите Повторить; если доступных баз нет и создание запрещено, обратитесь к администратору пространства.

Содержимое базы состоит из папок, вложенных папок и документов. Документ лежит либо в корне базы, либо внутри папки. В контекстном меню папки платформа называет удаление Удалить подраздел — это та же папка.

Примечание. Нажмите Состояние базы, чтобы увидеть готовность базы к поиску и её состав по типам содержимого: PDF, текстовые документы, таблицы, презентации, изображения, аудио, видео, данные, страницы сайтов, документы, созданные в базе, и другие файлы. Ниже показаны текущие операции, документы, которые стоит проверить, и недавние документы.

Если требуется индексация и у вас есть право её запускать, кнопка Индексировать закреплена внизу панели и остаётся видимой при прокрутке. Счётчик рядом показывает все ожидающие документы, даже если список отображает только часть. Кнопка открывает мастер индексации перед запуском.

Как добавить материалы в базу знаний

Материалы попадают в базу знаний семью способами, и выбор зависит от того, в каком виде хранятся исходные данные. Все способы, кроме ручного документа, собраны в области загрузки: перетащите файлы прямо в неё или нажмите нужную кнопку.

Кнопка создания документа называется Создать документ и в пустой базе, и в обычной области загрузки; Новый файл — заголовок открываемого ею окна. Чтобы загрузить материалы сразу в конкретную папку, откройте её контекстное меню и выберите Добавить знания.

Какие форматы и лимиты действуют

В области загрузки платформа принимает документы, изображения, аудио и видео единым списком: PDF, DOC, DOCX, TXT, Markdown (.md, .markdown), HTML (.html, .htm), CSV, EML, PPTX, XLSX, JSON, JSONL, PNG, JPG/JPEG, WEBP, BMP и TIF/TIFF. Архивы не принимаются: распакуйте архив и перетащите папку. Файл XLSX открывается в базе как отдельный тип документа — просмотрщик таблицы, а не плоский текст.

В PDF с текстовым слоем платформа берёт текст из самого файла дословно и сохраняет заголовки с уровнями, таблицы и встроенные изображения на своих местах. Сканы и PDF без текстового слоя распознаёт vision-модель OCR-провайдера, и на них действует лимит страниц OCR из таблицы ниже. Если сервис разбора текстового слоя недоступен, PDF с текстом тоже распознаётся моделью, а документ получает отметку об упрощённом способе обработки. DOCX сохраняет оформление исходника: выравнивание абзацев, начертание и цвет текста, заголовки, списки и таблицы. Картинки без содержимого — фон, заливка, линия, декоративная фигура — в документ не попадают. В DOCX и других офисных документах встроенные изображения сохраняются; если отдельное изображение повреждено, документ всё равно создаётся с доступным текстом и остальными изображениями, а ограничение будет указано в Состоянии базы.

Как загрузить сканы и изображения

Перетащите файл в общую область загрузки или нажмите Выбрать файлы. Отдельного режима AI импорт нет: платформа сама определяет изображение или скан и направляет его в OCR. Поддерживаются PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP, BMP и TIF/TIFF.

Новые файлы сразу появляются в начале общей сетки или списка — без отдельной группы и независимо от текущей сортировки. После смены поля или направления сортировки, перехода в другую папку или перезагрузки страницы они занимают места по актуальной сортировке, даже если обработка ещё идёт. Сетка и список всегда используют один выбранный порядок. В варианте По типу сравниваются понятные типы — сайт или расширение файла, а не внутренний способ импорта.

Карточка появляется сразу и сохраняет форму, название и положение во время загрузки и обработки. В сетке, списке и дереве основная иконка типа файла остаётся на месте; меняются только один маленький индикатор, прогресс и доступные действия. Дата изменения, тип файла и количество элементов не заменяются текстом состояния или ошибки. Обычная готовность к поиску и информационные особенности обработки, например успешно применённое OCR, отдельной иконкой не отмечаются. Единый индикатор в правом нижнем углу иконки появляется только при текущей операции, проблеме подготовки к поиску или реально сниженном качестве; если условий несколько, показывается только самое важное. Наведите указатель на индикатор, чтобы увидеть короткое состояние, процент и понятную причину; программа экранного доступа объявляет те же сведения вместе с элементом. Подробная история остаётся в панели Состояние базы. Для изображения или PDF основной клик по карточке открывает сохранённый оригинал — даже если распознавание ещё идёт или завершилось ошибкой. Доступные действия находятся в меню … и подписаны текстом: Посмотреть оригинал, Подробнее об обработке, Остановить обработку, Повторить обработку или Скрыть сообщение. Для защищённого файла выберите Указать пароль — откроется отдельный диалог, не меняющий размер карточки.

Один файл создаёт один документ. Для изображения первой открывается вкладка Оригинал: по клику изображение разворачивается на весь экран, а кнопка Скачать оригинал сохраняет исходный файл. Если OCR извлёк текст, рядом появляется вкладка Распознанный текст; именно этот текст участвует в индексации и поиске. Распознавание сохраняет структуру страницы: заголовки с их уровнями, маркированные списки, таблицы и выделение жирным. Номера пунктов остаются в тексте так, как напечатаны, поэтому по ним работает поиск. Если предпросмотр редкого формата недоступен, исходный файл всё равно можно скачать.

Платформа распознаёт изображения внутри PDF, DOCX и презентаций и записывает результат в подпись под изображением: текст с картинки и короткое описание. Подпись становится обычным фрагментом документа, поэтому участвует в поиске; переход Открыть документ из цитаты ведёт к изображению. Если распознанного текста и подписи нет, отдельный фрагмент не создаётся.

Если часть изображений не добавлена или не распознана, готовый текст документа остаётся доступным. Откройте Состояние базы и нажмите Проверить рядом с документом. В окне Проверка документа, на вкладке Изображения, показаны причины пропусков, а при наличии данных — изображения и страницы оригинала. Посмотреть оригинал открывает файл в отдельной вкладке; рядом с действиями документа доступно скачивание. Для старых загрузок может быть доступен только общий счётчик: в этом случае сравните документ с оригиналом. Оглавление и остальные подробности находятся на вкладке Подробности. После проверки всех пропусков окно показывает Проверка завершена и предлагает открыть документ.

• Посмотреть оригинал открывает исходный файл для сравнения.
• Добавить информацию вручную позволяет записать недостающий текст, значения или описание схемы. После Сохранить дополнение текст появится в конце документа с пометкой о ручном вводе. Он участвует в ответах после обновления поиска. Если автоматическая индексация выключена, обновите поиск штатными средствами базы.
• Если пропущенная информация не нужна для ответов, отметьте, что проверили оригинал, и нажмите Не требуется для ответов. Замечание уйдёт из списка непроверенных. Результат обработки сохранит принятое решение; Вернуть на проверку отменяет отметку, но не удаляет дополнение.
• Повторить обработку файла доступно, когда сохранён оригинал и документ не отредактирован после импорта. Повтор создаёт новую версию того же документа. Текущая версия остаётся доступной; если кто-то изменит документ во время обработки, система сохранит эти изменения и остановит замену.

Проверить принятое решение повторно можно через Проверить в разделе Недавние документы или через Подробнее об обработке в меню файла. После обычного изменения содержимого документа замечания снова требуют проверки. Пользователи без права редактирования могут просматривать результат и оригинал, но не сохранять решения. Если для исправления нужно загрузить изображение или вставить таблицу, откройте документ в редакторе.

Примечание. Документы, проиндексированные до версии 1.2, отдают текст изображений в поиск только после полной переиндексации: откройте меню действий базы, выберите Расширенная индексация и на шаге Запуск — Полная переиндексация.

Пункт Индексация такие документы не меняет, потому что обрабатывает только изменённые материалы.

Если часть страниц скана распознать не удалось, документ создаётся с меткой качества Часть страниц пропущена. Если распознавание сканов не настроено, источник показывает понятную причину и ждёт настройки вместо потери файла.

Если появляется Требуется подтверждение распознавания, нажмите Распознать пакет в меню файла или в панели Состояние базы. Действие разрешает распознавание всех файлов соответствующей загрузки. В карточке загрузки также доступна кнопка Распознать все файлы. Подтверждение требуется при большом объёме обработки и остаётся доступным, пока файлы ждут вашего решения.

Если скан или изображение обработаны упрощённым способом либо часть страниц пропущена, после восстановления распознавания выберите Повторить обработку в меню документа или в панели Состояние базы. Платформа повторно читает сохранённый оригинал и создаёт новую версию того же документа. Если вы изменили документ после импорта или во время распознавания, платформа сохраняет ваши правки и сообщает, что заменить содержимое не удалось.

Скрыть сообщение убирает уведомление об обработке, но не удаляет документ. При удалении документа его записи обработки также исчезают из списка файлов и панели состояния.

Как загрузить страницы сайта и структурированные данные

Кнопка Импорт с сайта открывает панель Импорт с сайта с переключателем Страницы: Одна загружает единственный адрес, Несколько запускает обход раздела. Для обхода вы задаёте Разрешённые домены, Включать пути / RegExp, Исключать пути / RegExp, Максимум страниц, Максимальная глубина, Лимит RPS, Учитывать robots.txt и CSS-селекторы заголовка и контента. Запущенным обходом вы управляете из контекстного меню узла: Приостановить обход, Продолжить обход, Остановить обход.

JSON и JSONL загружаются обычным способом. Платформа сама разбирает структуру, создаёт папку с именем файла и отдельный документ для каждой записи; в списке такой источник имеет тип Таблица. Если разметку определить не удалось, записи сохраняются целиком с меткой Разметка не определена — записи сохранены целиком; при частичном импорте появляется Часть записей не импортирована. Обе метки видны в разделе Что стоит проверить панели Состояние базы.

Файл из чата или страницу по ссылке в базу может добавить агент: напишите ему в режиме Агент «Положи этот файл в базу знаний «Регламенты»» или «Добавь в базу «Регламенты» страницу по адресу …», проверьте карточку согласования и нажмите Выполнить. Файл принимается в тот же конвейер, что и загрузка кнопкой, страница импортируется одна, без обхода сайта. Так же по просьбе агент запускает индексацию базы. Подробнее — в главе «Агент».

Просмотр и переименование документа

При открытии файла в верхней шапке остаются путь, название и действия документа. Управление базой, сортировка и выбор вида скрыты. Возврат по пути восстанавливает выбранный вид папки.

Excel-книга открывается на первой вкладке Извлечённый текст. Если сохранены листы и ячейки, рядом доступны вкладки листов с табличным предпросмотром. Переключайте их внизу рабочей области и прокручивайте данные по вертикали и горизонтали. Нажмите ячейку, чтобы прочитать её полное значение в поле Значение ячейки; клавиши со стрелками перемещают выделение, Ctrl+C копирует значение выбранной ячейки.

На листах бейдж Исходная таблица обозначает сохранённые при загрузке значения, без восстановления исходного оформления Excel. Изменения извлечённого текста не меняют этот предпросмотр. При возвращении на вкладку листа выделение и позиция в таблице сохраняются.

Кнопка Информация о документе открывает справа панель О документе: полное название, источник, состояние документа, дата изменения и версия. Исходный файл, ссылка, сведения об Excel и ограничения импорта показываются, когда они относятся к документу. Состояние Черновик не обозначает готовность к поиску.

Для переименования дважды нажмите на название документа или откройте ⋯ → Переименовать. Название редактируется в верхней шапке: Enter завершает ввод, Escape отменяет этот ввод. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить название вместе с текущими правками документа, или Отмена, чтобы отменить несохранённые изменения. При выходе из изменённого документа платформа предлагает сохранить изменения, выйти без сохранения или остаться. Меню ⋯ также содержит расположение, работу с фрагментами, скачивание и удаление с учётом ваших прав.

Как база подготавливается для поиска

Обычный сценарий не требует отдельного запуска: загрузите файл, создайте или сохраните документ, импортируйте сайт либо переименуйте документ — система сама поставит актуальную версию в обработку. Контрол Состояние базы сменится на Подготовка базы, а после завершения — на База готова к поиску. Вкладку можно закрыть: обработка продолжится на сервере.

Если сохранённые изменения ещё не проиндексированы, состояние называется Требуется действие. Откройте его, нажмите Индексировать и подтвердите обработку изменённых документов. Полная перестройка после смены embedding-модели, разбиения на фрагменты или глобальной политики всегда требует подтверждения через меню с многоточием.

Меню действий базы — отдельная кнопка с многоточием рядом с состоянием — содержит редкие и технические операции.

Важно. Сброс индекса удаляет текущие векторные данные, и поиск по базе недоступен до завершения переиндексации.

Загружаем изображение…

Что настраивается в расширенной индексации

На шаге Эмбеддинги вы выбираете embedding-модель — из каталога или вводом вручную — и задаёте параметры разбиения на фрагменты. Шаг Схема задаёт набор payload-полей, которые попадут в векторное хранилище вместе с фрагментом. Шаг Запуск показывает сводку и переключатель объёма работ: Индексировать только изменённые документы или Полная переиндексация.

Флажок Сохранить настройки для следующих индексаций закрепляет за базой параметры разбиения на фрагменты, схему и технические лимиты. Embedding-модель этот флажок не сохраняет: выбранная вручную модель действует только на текущий запуск.

Какие статусы бывают у базы и документа

У отдельного документа используются пользовательские подписи: Доступен для поиска, Подготовка для поиска, Ожидает обновления, Нет данных для поиска, Требуется действие. Каждое сохранение создаёт новую версию и автоматически запускает подготовку этой версии.

Где посмотреть векторные коллекции пространства

Пункт Коллекция в Qdrant ведёт на карточку коллекции, в которой хранятся векторы базы. Полный перечень коллекций рабочего пространства платформа показывает на странице Векторные коллекции по маршруту /settings/preferences/collections: название, количество записей, размер вектора и метрику. Кроме коллекций баз в списке показана служебная коллекция каталога описаний баз: её имя содержит __proj_kbcard__, а создавать и удалять её вручную не нужно. В карточке коллекции вы можете выполнить пробный текстовый, векторный или генеративный запрос и посмотреть, какие фрагменты возвращает хранилище.

Коллекцию вы можете связать с публичным ключом встраивания для виджета на сайте. Ключ и список разрешённых доменов вы получаете через публичный API, и для этого нужно право на управление интеграциями.

Как проверить, чем закончились импорт и индексация

Откройте История индексаций в меню действий базы — платформа перейдёт на страницу /knowledge/<baseId>/indexing/history. Таблица показывает колонки Время запуска, Пользователь, Статус, Длительность, сек, Документы, Результат и Действия; кнопка в последней колонке открывает окно Лог индексации с подробной записью запуска. Статусы запуска: Выполняется, На паузе, Отменено, Завершено, Ошибка.

Состояние загрузки видно в той же панели Состояние базы. В начале панели всегда есть итог готовности и круговая диаграмма состава всей базы по типам содержимого; число в центре — общее количество документов, легенда показывает точное количество каждого типа. Если всё обработано, панель прямо сообщает, что все документы доступны для поиска, а не остаётся пустой. Фраза Требуется действие появляется только вместе с причиной и следующим шагом; интерфейс не обещает, что пояснение находится «ниже». Для сохранённых, но ещё не проиндексированных изменений панель прямо сообщает, что они не участвуют в поиске, и предлагает действие Индексировать. Если список документов временно не загрузился, сводка остаётся видимой и объясняет ограничение. Раздел Сейчас объединяет загрузку, обработку, подготовку для поиска и удаление без двойного счёта одного файла. Ошибка обновления статуса удаления не означает, что само удаление завершилось ошибкой: панель сообщает, что операция может продолжаться и будет проверена автоматически. Раздел Что стоит проверить показывает только существующие документы, конкретную причину, объём пропущенного содержимого и влияние на поиск. Например: Из 16 найденных изображений добавлено 13. 3 изображения не удалось обработать. Текст документа доступен для поиска. Недавние документы позволяют проверить последние успешно подготовленные документы; удалённые документы в эту сводку не входят. Для нескольких выбранных файлов может появиться общая карточка с оценкой времени и групповыми действиями; внутренние названия очередей в интерфейсе не показываются.

Чтобы понять, что произошло с конкретным документом, откройте его и нажмите значок информации — карточка О документе содержит тип источника, статус, время обновления, номер версии, имя импортированного файла и понятное описание того, что обработалось не полностью. Внутренние идентификаторы и названия технических способов обработки там не показываются. Дополнительно у документа могут стоять пометки Большой Excel и Обрезан при импорте.

Как посмотреть фрагменты документа

Откройте меню документа и выберите Чанки — платформа откроет панель с фрагментами, на которые разбит документ. Кнопка Настройка чанков открывает окно с полем Режим ограничений и парами Максимум токенов / Перехлёст токенов либо Максимум символов / Перехлёст символов.

Пункт Векторизовать документ появляется в меню документа только после того, как фрагменты созданы, и требует права kb:index. Этот пункт открывает окно Векторизация документа, где вы выбираете коллекцию Qdrant — новую или существующую — и схему payload-полей.

Как перенести базу знаний на другой стенд

База знаний выгружается архивом и загружается на другом инстансе Уники: содержимое и структура переносятся один в один. Подготовку для поиска на новом месте вы запускаете отдельно — импорт её не включает.

Выгрузка. Откройте меню действий базы и выберите Экспортировать в архив (право kb:export). Пока архив собирается, в шапке экрана виден прогресс; готовый файл .zip скачивается автоматически. По одной базе одновременно собирается один архив, ссылка на готовый архив живёт семь суток.

Загрузка. Нажмите Импортировать рядом с кнопкой Новая база знаний (право kb:create) и выберите архив. Он загружается частями, после чего платформа создаёт новую базу в текущем рабочем пространстве и показывает отчёт: сколько разделов, документов и изображений перенесено, что пропущено и по какой причине. Существующие базы импорт не меняет и совпадений среди них не ищет — одноимённые базы допустимы.

В архив входят название и описание базы, её настройка индексации, дерево разделов с порядком и названиями, текущая версия каждого документа с изображениями, метаданные, внешний идентификатор, язык и адрес источника.

В архив не входят:

После загрузки откройте базу, проверьте содержимое и запустите Индексацию.

Важно. Через эту кнопку принимается только архив, собранный выгрузкой базы знаний. Произвольные архивы платформа не принимает ни здесь, ни в общей зоне загрузки материалов. Предельный размер архива и число файлов в нём администратор задаёт в разделе Импорт документов.

Как ограничить доступ к базе знаний

Откройте меню действий базы и выберите Доступ — платформа откроет окно Доступ к базе знаний. На вкладке Правила выберите роль или участника и сохраните ограничения. Вкладка Участники показывает результат по сохранённым правилам; несохранённые изменения в этом списке ещё не учтены. На вкладке Пространства можно предоставить доступ другим рабочим пространствам. Ограничение действует на уровне всей базы знаний: правила базы наследуют все её папки и документы. Отдельного правила для папки или документа в интерфейсе нет — такие правила задают только через публичный API.

Правило работает как белый список. Пока правил нет, базу видят все, у кого есть право kb:view. Как только появилось хотя бы одно правило, базу видят только перечисленные в нём роли и пользователи. Уровень Просмотр, Редактирование или Полный доступ платформа хранит как пометку и не разграничивает по нему операции: что участник может делать с базой, по-прежнему определяет его роль в рабочем пространстве.

В списках ролей и пространств есть поиск по названию, в списке участников — по имени или email. Для выбора отдельного участника дополнительно нужно право просмотра участников пространства; без него можно настраивать правила для ролей. В коробочной поставке список пространств для общего доступа содержит сохранённые названия, которые сервер разрешает выбирать владельцу базы с правом kb:share:manage.

Загружаем изображение…

Важно. Владелец рабочего пространства видит базу знаний при любых правилах доступа: это защита от потери базы, если владелец случайно исключил себя из списка.

Какие права управляют действиями с базой знаний:

Если кнопки или пункта меню на экране нет, у вашей роли нет соответствующего права. Кастомная роль с уровнем Редактирование по модулю «Базы знаний» получает весь набор прав из таблицы.

Только on-prem. Базу знаний вы можете открыть на чтение другим рабочим пространствам организации — целиком, без копирования.

Частые вопросы

Почему ассистент не отвечает по новым документам

Документ не проиндексирован или база не подключена к ассистенту. Проверьте:

• статус документа — он должен быть Доступен для поиска;
• база подключена через Подключить базу в настройках ассистента;
• ассистент работает в режиме Чат-ассистент либо в сценарии Сценарного ассистента есть узел Поиск по знаниям.

Базу можно указать и прямо в сообщении: введите @ в пустом поле, выберите базу, и ответ будет искаться только в ней. Под ответом появится строка «Искали в: …»; подробнее — Чаты.

Почему после импорта появились не все документы

Часть файлов не прошла обработку. Откройте очередь импорта и историю индексаций и проверьте:

• формат файла входит в поддерживаемый список;
• в панели Состояние базы, разделе Что стоит проверить, указаны документ, причина и объём пропущенного содержимого;
• у документа нет пометки Импорт с ограничениями.

Почему участник не видит документ

Доступ ограничен на одном из двух уровней. Проверьте роль участника в рабочем пространстве и правила на вкладке Правила окна Доступ к базе знаний: если правила заданы, доступ есть только у перечисленных в них ролей и пользователей, а также у владельца пространства.

Что выбрать: базу знаний или файлы ассистента

База знаний нужна, когда одни и те же материалы используют несколько ассистентов, документы должны лежать в папках, доступ разграничен по ролям, а содержимое регулярно обновляют редакторы. Файлы ассистента подходят, когда набор документов нужен одному ассистенту и структура папок не требуется.

Что дальше

• Ассистенты — подключить базу знаний к ассистенту.
• RAG и поиск по знаниям — настроить качество поиска и разобрать, почему документ не попал в ответ.
• Файлы, вложения и импорты — сравнить документы базы знаний с файлами ассистента и вложениями чата.
• Роли и права доступа — выдать участникам права на работу с базами знаний.
• Расшаривание баз знаний между пространствами — открыть базу соседнему пространству в коробочной поставке.