Базы знаний

Статус: актуально для текущего интерфейса платформы

База знаний помогает собрать документы рабочего пространства в управляемую структуру и использовать их в поиске для ассистентов и workflow-сценариев.

Что такое база знаний

База знаний состоит из:

самой базы;
папок;
документов;
настроек доступа;
индекса поиска.

Базы знаний используют, когда нужно:

централизованно хранить документы команды;
подключать один и тот же набор материалов к нескольким ассистентам;
отделять доступ к документам по ролям и пользователям;
импортировать не только файлы, но и сайт, архивы или структурированные JSON/JSONL данные.

Как создать базу знаний

Откройте раздел База знаний.
Нажмите Создать базу знаний.
Укажите:
- название;
- при необходимости описание.
Сохраните базу.

После создания можно сразу:

создать папку;
создать документ;
импортировать файлы;
импортировать сайт;
открыть настройки доступа.

Как устроена структура

Внутри базы знаний можно хранить:

папки;
вложенные папки;
документы в корне базы;
документы внутри папок.

Для просмотра доступны режимы:

Дерево;
Список;
Сетка.

Если документов много, обычно удобно держать базу в режиме дерева, а для быстрого обзора переключаться на список или сетку.

Как добавлять материалы

Ручной документ

Подходит для коротких инструкций, регламентов, заметок и карточек знаний.

Обычно сценарий такой:

Откройте базу.
Нажмите Новый файл или создайте документ из нужной папки.
Заполните название и содержимое.
Сохраните документ.

Импорт файлов

Этот вариант подходит, если у вас уже есть готовые документы.

Поддерживаются основные форматы:

PDF;
DOC;
DOCX;
TXT;
MD;
HTML;
CSV;
EML;
PPTX;
XLSX;
JSON;
JSONL.

Импорт можно запускать:

через кнопку загрузки;
перетаскиванием файлов в интерфейс базы;
пакетной загрузкой нескольких документов.

Подробнее: Файлы, вложения и импорты

Импорт архивов

Если документы уже организованы по папкам, можно загрузить архив:

ZIP;
RAR;
7z.

При таком импорте платформа старается сохранить исходную структуру папок и документов.

Импорт сайта

Для внешней документации и справочных страниц можно использовать импорт сайта.

Он подходит, если нужно:

загрузить одну страницу;
обойти раздел сайта;
ограничить импорт по доменам и маскам URL;
настроить глубину обхода;
учитывать robots.txt;
импортировать только нужные разделы страницы через селекторы.

Обычно этот режим используют для корпоративной документации, FAQ и витринных сайтов.

Импорт `JSON/JSONL`

Этот режим нужен, когда данные уже лежат в структурированном виде и их нужно разложить по документам автоматически.

В типовом сценарии вы:

загружаете файл;
смотрите предпросмотр;
задаёте маппинг полей;
настраиваете иерархию;
запускаете импорт.

Это удобно для каталогов, справочников, реестров, CRM-выгрузок и других системных источников.

Индексация и векторизация

Чтобы документ участвовал в поиске, его нужно обработать для retrieval.

Что обычно происходит:

текст извлекается из документа;
документ разбивается на фрагменты;
фрагменты индексируются;
после этого документ становится доступен для ассистентов и workflow-сценариев.

Во многих сценариях обработка запускается автоматически, но в интерфейсе также доступна явная операция Векторизовать документ.

Проверяйте состояние индексации, если:

ассистент не находит нужный материал;
документ только что загружен;
документ был существенно изменён после импорта.

Подробнее: RAG и поиск по знаниям

Доступ к базе знаний

У базы знаний есть не только роль доступа по workspace, но и отдельные ограничения на уровне ресурса.

Кнопка Доступ позволяет ограничить:

всю базу;
конкретную папку;
отдельный документ.

Можно задавать правила для:

роли;
конкретного пользователя.

Уровни доступа:

Просмотр;
Редактирование;
Полный доступ.

Важно:

ограничение не расширяет права выше роли workspace, а только сужает доступ;
ограничения могут наследоваться от базы к папке и от папки к документам;
закрытые документы не должны появляться у пользователей без соответствующего доступа.

Подробнее: Роли и разрешения

Управление содержимым

Внутри базы знаний доступны типовые действия:

создание папки;
создание документа;
переименование;
перенос;
удаление;
настройка иерархии;
экспорт документа;
ручной запуск векторизации.

Для отдельных документов доступен экспорт в:

DOCX;
PDF.

Если документ ограничен по доступу, рядом с ним отображается признак закрытого ресурса.

Когда использовать базу знаний, а когда файлы ассистента

Выбирайте базу знаний, если:

знания нужны нескольким ассистентам;
документы должны жить в папках;
доступ нужно разграничивать по ролям и пользователям;
контент регулярно обновляется редакторами.

Выбирайте файлы ассистента, если:

набор документов нужен только одному ассистенту;
не нужна отдельная структура папок;
достаточно быстро привязать несколько файлов к конкретному ассистенту.

Подробнее: Ассистенты

Частые проблемы

Ассистент не отвечает по новым документам

Проверьте:

завершилась ли обработка документа;
не ограничен ли доступ к базе или документу;
подключена ли база к нужному ассистенту;
сохранены ли настройки ассистента после выбора базы.

После импорта не все документы появились

Чаще всего причина одна из следующих:

часть файлов была в неподдерживаемом формате;
архив содержал повреждённые файлы;
импорт ещё не завершён полностью;
для некоторых файлов возникли ошибки извлечения текста.

Пользователь не видит документ

Проверьте сразу два уровня:

роль пользователя в workspace;
ограничения через кнопку Доступ на базе, папке или документе.

Документ есть, но поиск его не использует

Обычно проблема в одном из пунктов:

документ ещё не проиндексирован;
после правки не завершилась повторная обработка;
ассистент работает с другим набором источников;
в workflow-режиме поиск по знаниям не настроен в самом сценарии.