Роли и права доступа

Доступ в платформе складывается из трёх независимых слоёв: платформенная роль учётной записи, роли в рабочем пространстве и правила доступа к отдельным ресурсам базы знаний. Роли пространства — основной инструмент: они задают уровень по каждому из 16 разделов и определяют, какие пункты меню вы видите и что можете делать внутри них. Роли вы настраиваете в разделе Настройки пространства → Роли, а назначаете участникам в разделе Участники. Правила доступа к базам знаний работают иначе: они не выдают права, а сужают круг тех, кто видит ресурс.

Как платформа решает, что вам доступно

Проверка идёт последовательно по трём слоям, и каждый следующий слой может только сузить результат предыдущего.

Платформенная роль относится к учётной записи целиком: пункт Администрирование в меню пользователя показывается только администраторам инсталляции, остальным он не виден ни в одном пространстве. Роли пространства действуют внутри одного пространства: в разных пространствах у вас могут быть разные роли. Правило доступа задаётся у базы знаний и распространяется на её папки и документы. Ассистентов, сценарии (workflow) и действия такие правила не ограничивают.

Что могут системные роли

В каждом пространстве есть четыре системные роли. Удалить, переименовать и перенастроить их нельзя: уровни системных ролей задаёт платформа, одинаково во всех пространствах. Нужен другой набор уровней — создайте пользовательскую роль и выдайте её участнику вместо системной или в дополнение к ней.

В пространстве всегда остаётся хотя бы один владелец: исключить последнего платформа не даёт.

Загружаем изображение…

Какие разделы прав есть в матрице

Права сгруппированы в 16 разделов, у каждого своя шкала уровней. Уровни накопительные: старший включает всё, что даёт младший. Полная картина видна на вкладке Права доступа раздела Роли.

У раздела Навыки нет уровня «Просмотр»: либо доступа нет, либо участник может создавать навыки. У разделов Дашборд и Аналитика пространства уровня редактирования не существует. У раздела Workflow-сценарии между «Просмотром» и «Редактированием» стоит уровень «Просмотр и запуск»: он добавляет к просмотру право запустить опубликованный сценарий, но не даёт править черновик и публиковать версии. Уровень накопительный наравне с остальными, поэтому «Редактирование» и «Публикация» запуск уже включают и отдельно выдавать его не нужно.

Раздел Аналитика пространства показывает, кто из участников что делал и сколько потратил, поэтому по умолчанию он есть только у владельца: владелец получает его без настройки, у остальных системных ролей его нет. Чтобы отчёт видел, например, менеджер, создайте пользовательскую роль с уровнем «Аналитика пространства → Просмотр» и выдайте её менеджеру в дополнение к его роли.

Уровень «Базы знаний → Просмотр» открывает базу и её документы, а также контрол Состояние базы в шапке: он показывает текущий прогон и его состояние вплоть до плашки Подготовка приостановлена. Вместо кнопок участник видит пояснение, кто может продолжить подготовку. Управлять подготовкой — запускать индексацию, ставить её на паузу, продолжать, отменять и сбрасывать индекс — позволяет только уровень «Редактирование»: без него меню Действия с базой знаний в шапке базы не открывается.

Загружаем изображение…

Как создать пользовательскую роль

Пользовательские роли создаёт владелец пространства в разделе Роли. В одном пространстве может быть до 50 пользовательских ролей.

1. Откройте Настройки пространства → Роли.
2. Нажмите Создать роль.
3. Заполните Название (до 100 символов) и Описание (до 500 символов).
4. В секции Уровни доступа выберите уровень для каждого раздела. Строка Для всех разделов задаёт один уровень сразу всем: Без доступа, Только просмотр или Максимальный доступ.
5. Нажмите Создать.

В панели новой роли кнопка подписана Создать, а при правке готовой роли — Сохранить; рядом в обоих случаях стоит Отмена. Кнопки сохранения появляются после первого изменения. Готовую роль можно править двумя способами: нажатием на строку в списке — тогда настройки открываются в правой панели, — или прямо в ячейке матрицы на вкладке Права доступа, где платформа сохраняет изменение уровня сразу, без отдельной кнопки. Столбец роли Владелец в матрице не редактируется. Удалить можно только пользовательскую роль, кнопка удаления находится в её строке и требует подтверждения.

Вкладка История ведёт журнал изменений ролей с колонками Дата и время, Инициатор, Действие и Объект. Вкладка доступна владельцу пространства; вкладки сохраняются в адресе, поэтому матрицу и журнал можно открыть ссылками /settings/workspace/roles?tab=matrix и /settings/workspace/roles?tab=history.

Как назначить участнику несколько ролей

Одному участнику можно выдать от 1 до 10 ролей. Итоговый доступ — объединение всех выданных уровней: если одна роль даёт по разделу просмотр, а вторая редактирование, участник получает редактирование.

1. Откройте Настройки пространства → Участники.
2. Нажмите на строку участника — справа откроется панель доступа.
3. Отметьте роли чекбоксами. Счётчик Выбрано показывает их число.
4. Нажмите Сохранить.

Секция Доступ по выбранным ролям под списком ролей показывает итог: разделы с уровнем «Нет доступа» в неё не попадают, поэтому список короткий и читается как сводка реальных возможностей участника. Хотя бы одна роль обязательна — при пустом выборе панель показывает предупреждение «Выберите хотя бы одну роль». Свои собственные роли изменить нельзя: у своей строки чекбоксы заблокированы, панель поясняет это надписью «Свои роли изменить нельзя». Назначать роли участникам может любой, у кого есть уровень «Участники → Редактирование». У менеджера этого уровня по умолчанию нет, поэтому он приглашает и исключает участников, но состав их ролей не меняет. За владельцем пространства остаются создание, изменение и удаление самих ролей и вкладка История.

Как ограничить доступ к конкретной базе знаний

Правило доступа определяет, кто видит ресурс, и работает как белый список. Пока правил нет, база знаний, папка или документ доступны всем, у кого есть право kb:view. Как только появилось хотя бы одно правило, ресурс видят только перечисленные в нём роли и пользователи.

1. В разделе Базы знаний откройте нужную базу из каталога.
2. В шапке базы знаний откройте меню Действия с базой знаний и выберите Доступ.
3. В окне «Управление доступом» — имя ресурса стоит в заголовке — откройте вкладку Правила доступа и в блоке Добавить правило выберите, кому его выдать: роли или конкретному пользователю.
4. Выберите уровень, нажмите + Добавить и сохраните окно кнопкой Сохранить. Рядом с ней стоит Отмена.

Пока правил нет, вкладка Правила объясняет, кому видна база. После добавления первого правила она предупреждает, что после сохранения круг участников будет ограничен. Вкладка Участники показывает итоговый список людей по сохранённым правилам, а вкладка Пространства — она есть только у базы знаний и только при праве kb:share:manage — открывает базу другим рабочим пространствам. Управлять доступом может участник с уровнем «Базы знаний → Редактирование»; без него пункт Доступ в меню не появляется.

Ограничение действует на уровне всей базы знаний: правила базы наследуют все её папки и документы. Отдельного правила для папки или документа в интерфейсе нет. Владелец пространства правилами не ограничивается — иначе базу знаний можно было бы потерять, случайно исключив себя из списка.

Правило действует не только на просмотр, но и на изменения. Участник, которого нет в списке, не создаёт в закрытой базе или папке документы и папки, не загружает туда файлы и ссылки, не переименовывает, не переносит и не удаляет её содержимое, не запускает индексацию и не меняет настройки базы, даже если его роль даёт такие права. Перенести документ можно только в папку, открытую для участника. На такую попытку платформа отвечает отказом в доступе.

Важно. Уровень правила — Просмотр, Редактирование или Полный доступ — фиксируется как пометка о назначении и не расширяет права: что именно участник сделает с видимым ресурсом, по-прежнему определяет его роль в пространстве.

Пока у базы есть ограничения, внизу вкладки Правила доступна кнопка Сбросить ограничения. Она возвращает базу в состояние без дополнительных ограничений: её видят все, кому доступен раздел «Базы знаний». Пока правил нет, кнопка не отображается.

Загружаем изображение…

Какую роль выбрать под задачу

Системных ролей хватает для большинства команд; пользовательская роль нужна там, где обязанности нужно разделить точнее.

Частые вопросы

Почему участник не видит базу знаний

Либо у роли нет уровня по разделу Базы знаний, либо на базу наложено правило доступа, в котором участника нет. Проверьте:

• уровень раздела Базы знаний в матрице по адресу /settings/workspace/roles?tab=matrix;
• вкладку Участники в окне Доступ к базе знаний самой базы — её ограничения распространяются и на документы.

Почему в чате нет кнопки вложения

Загрузка файлов входит в уровень «Чат → Редактирование», а роль Наблюдатель остаётся на уровне «Просмотр» с отдельным правом на отправку сообщений. Выдайте участнику роль Участник или пользовательскую роль с уровнем «Чат → Редактирование».

Почему менеджер не видит кнопку «Создать роль»

Создание и изменение ролей закреплено за владельцем пространства. Менеджер открывает раздел Роли, видит список и матрицу, но кнопки создания, столбца действий и вкладки История у него нет.

Почему участник не видит раздел «Промпты»

Пункт меню Промпты требует уровня «Промпты → Управление». Роль Участник по умолчанию остаётся на уровне «Просмотр», поэтому раздел ей недоступен, хотя промпты в чате работают. Поднимите уровень раздела Промпты в матрице ролей.

Что дальше

• Рабочие пространства — пригласить участников и разобрать разделы настроек.
• Базы знаний — настроить структуру и доступ к документам.
• Чаты — понять, что доступно в чате на каждом уровне.
• Глоссарий — сверить термины модели доступа.