Файлы, вложения и импорты

Платформа принимает файлы в трёх местах, и от выбранного места зависит, кто увидит документ и как он попадёт в ответ: вложение чата остаётся в одном чате, файл ассистента доступен всем чатам этого ассистента, документ базы знаний — всему рабочему пространству. Числовые ограничения на размер и количество файлов — значения по умолчанию: администратор инсталляции платформы меняет их для всей инсталляции. Обратно файлы выходят выгрузкой ответа или документа в DOCX и PDF, а в режиме Агент — готовыми вложениями в чат. Единого файлового менеджера в платформе нет: заменять и удалять файл нужно там, куда вы его загрузили.

Что вам понадобится

• право «Загрузка файлов в чат» (chats:files) — оно есть у ролей owner, manager и member, у роли viewer его нет;
• право «Редактирование ассистентов» (assistants:edit) — для файлов ассистента;
• право «Импорт файлов в базу знаний» (kb:document:import) — для загрузки в базу знаний;
• провайдер эмбеддингов, настроенный администратором, — чтобы загруженный документ попал в поиск;
• файл в поддерживаемом формате и в пределах действующего лимита.

Загруженные файлы ждут отправки в лотке над полем ввода. Пока идёт загрузка, кнопка отправки неактивна.

Куда загружать файл и чем эти места отличаются

Выбирайте место по тому, кому и как надолго нужен документ. Разовый файл для одного вопроса прикрепите к сообщению. Набор документов, по которым отвечает один ассистент, загрузите в файлы ассистента. Общий фонд документов пространства держите в базе знаний.

Один и тот же исходный документ можно загрузить во все три места, но копии живут отдельно: правка документа базы знаний не меняет вложение, которое вы отправили в чат вчера.

Примечание. Вложение чата и файл ассистента не попадают в базу знаний автоматически — в базу знаний документ загружают отдельно.

Какие лимиты действуют и кто их меняет

Значения в таблице — умолчания платформы. Администратор инсталляции меняет их в разделе Администрирование → Знания и поиск → Импорт документов, поэтому в вашей установке действующее значение может отличаться. Платформа проверяет файл по действующему значению и называет его в тексте отказа.

Как администратор задаёт эти значения — см. Администрирование знаний.

Примечание. Если файл укладывается в лимит, но загрузка обрывается, обратитесь к администратору: чат, ассистент и отзывы передают файл одним запросом, и его размер дополнительно ограничивает сетевой контур инсталляции.

Как передать файл в чат

Нажмите скрепку и выберите файлы, перетащите их в окно чата или вставьте из буфера обмена — за один раз можно добавить несколько файлов. До отправки они собираются в лотке над полем ввода со статусом В очереди или Загружается…; крестик убирает лишний файл. Пока загрузка не закончилась, кнопка отправки неактивна и подсказывает «Дождитесь загрузки файлов». Если часть файлов не прошла по формату или размеру, платформа показывает уведомление «Часть файлов не добавлена».

После выбора аудио или видео платформа открывает окно «Загрузка аудио» с настройками расшифровки — автозапуском транскрипции, диаризацией и действиями после стенограммы. Порядок работы с записью, улучшение качества изображений и ссылки на документы через / описаны в главе Чаты.

Что платформа делает с файлом после загрузки

Платформа сразу извлекает из вложения текст и решает, каким способом его прочитать. От способа зависит, увидит ли ассистент содержимое: цифровой документ платформа читает напрямую, скан и картинку прогоняет через OCR-провайдера, запись — через расшифровку.

Извлечённый текст остаётся доступен и после того, как сообщение с файлом ушло из активной части переписки: платформа ищет по фрагментам вложений и подставляет находки в контекст с пометкой [Из файла: <имя файла>]. Поиск по вложениям ограничен текущим чатом, поэтому файл из соседнего чата в ответ не попадёт — перезагрузите его или положите в базу знаний.

Как загрузить файлы в ассистента

Откройте ассистента и перейдите на вкладку Файлы ассистента (/assistants/<id>/edit?tab=files). Вкладка работает только у сохранённого ассистента: у нового сначала заполните основные настройки и нажмите Сохранить. Файл уходит на сервер сразу после выбора роли, отдельно сохранять ассистента не нужно.

При загрузке платформа открывает окно «Тип загружаемых файлов» с двумя вариантами. RAG-источник индексируется, и в ответ попадают релевантные фрагменты. «Материал (доступен целиком)» не индексируется: ассистент читает его целиком как шаблон, образец или пример. Роль файла вы меняете позже кнопкой Роль рядом с файлом.

Ассистент принимает те же документы, таблицы и структурированные данные, что и чат: изображения, аудио и видео на вкладку Файлы ассистента не загружаются. Подсказка под кнопкой загрузки называет только основные форматы.

Важно. Без настроенного провайдера эмбеддингов платформа отклоняет загрузку в роли RAG-источник, а материалу провайдер не нужен.

Как файлы ассистента сочетаются с базами знаний и остальными настройками — см. Ассистенты.

Как импортировать документы в базу знаний

Откройте базу знаний: все способы загрузки собраны в зоне перетаскивания рядом со списком документов. В базе с документами это кнопки Выбрать файлы, AI импорт, Импорт с сайта, Новый файл и Новая папка; в пустой базе две последние называются Создать документ и Создать папку. Файлы вы также перетаскиваете мышью в область списка.

Кнопки AI импорт и Импорт с сайта показываются, только если администратор инсталляции включил эти функции для вашего пространства в разделе Администрирование → Доступ → Функции; при выключенной функции кнопки в ряду нет.

Файлы и архивы

Кнопка Выбрать файлы принимает PDF, DOC, DOCX, TXT, MD, HTML, CSV, EML, PPTX, XLSX, JSON и JSONL, а для массовой загрузки — архивы ZIP, RAR и 7z. Платформа разворачивает архив в папки и документы базы знаний.

Если часть записей архива не обработалась, платформа открывает окно «Ошибка разархивации» со счётчиком пропущенных элементов и выгрузкой отчёта в CSV или JSON. Оттуда же доступны Повторить ошибочные и Откатить импорт.

Важно. Откат импорта архива удаляет созданные им документы и папки безвозвратно.

AI импорт сканов

Кнопка AI импорт распознаёт документы без текстового слоя: платформа прогоняет файл через OCR-провайдера и сохраняет результат текстовыми документами базы знаний. Принимаются PDF, PNG, JPG, JPEG, WEBP, BMP, TIF и TIFF — TIFF доступен только в этом способе импорта. Выберите файлы в окне «AI импорт» и нажмите Запустить.

Импорт с сайта

Кнопка Импорт с сайта открывает панель с переключателем Страницы: вариант Одна забирает один адрес из поля Ссылка на страницу, вариант Несколько обходит сайт по списку в поле Стартовые URL. Заголовок документа платформа определяет по содержимому страницы.

Дополнительные настройки обхода: Sitemap (опционально), Разрешённые домены, Включать пути / RegExp, Исключать пути / RegExp, Максимум страниц, Максимальная глубина, Лимит RPS, Учитывать robots.txt, CSS-селектор заголовка, CSS-селектор контента, Язык контента, Версия документации и Дополнительные HTTP-заголовки. Запущенный обход вы останавливаете пунктом Пауза и возобновляете пунктом Продолжить краулинг в меню папки.

Переключатель «Страницы» задаёт режим обхода сайта, остальные поля уточняют границы обхода.

JSON и JSONL

Датасет в JSON или JSONL платформа принимает отдельным мастером из четырёх шагов: Загрузка, Предпросмотр, Маппинг и Иерархия. На шаге Маппинг вы сопоставляете поля датасета с полями документа, на шаге Иерархия — задаёте, как записи разложатся по папкам. Импорт запускает кнопка на последнем шаге.

Мастер ведёт по четырём шагам; вернуться к предыдущему шагу можно до запуска импорта.

Структура базы, индексация и доступ описаны в главе Базы знаний.

Как получить файлы из платформы

Готовый результат вы выгружаете кнопкой рядом с ним. Под ответом ассистента работает Скачать ответ, под стенограммой — Скачать транскрипцию, на холсте — Скачать активную вкладку, Скачать DOCX и Скачать PDF. Документ базы знаний вы выгружаете пунктами Скачать DOCX и Скачать PDF контекстного меню в дереве базы.

В режиме Агент файл приходит прямо в чат: агент собирает документ, реестр .xlsx, график или офлайн-схему маршрута и присылает их вложением к своему сообщению. Такое вложение вы скачиваете как обычный файл, и оно остаётся в истории чата. Что умеет агент и как читать карточку прогона — см. Агент.

Частые вопросы

Почему файл не прикрепляется к сообщению

Платформа отклоняет файл по формату, размеру или правам. Проверьте:

• расширение файла есть в таблице форматов чата;
• размер укладывается в действующий лимит, который назван в тексте отказа;
• число файлов в сообщении не превышает лимит;
• у вашей роли есть право «Загрузка файлов в чат» — у роли viewer его нет.

Почему ассистент отвечает без загруженного файла

Файл ещё не дошёл до статуса Загружен или загружен не в той роли. Проверьте:

• статус файла на вкладке Файлы ассистента — в поиске участвуют только RAG-источники со статусом Загружен;
• роль файла: материал не индексируется и в поиск не попадает;
• у файла не стоит статус Пропущен — у скана без текстового слоя индексировать нечего.

Почему импорт в базу знаний завершился частично

Для архива и смешанного набора файлов это штатный исход: часть записей не подошла по формату или не содержала текста. У архива откройте окно «Ошибка разархивации», посмотрите список пропущенных элементов и нажмите Повторить ошибочные либо Откатить импорт. У отдельных файлов причину показывает статус С ошибками в строке документа.

Почему в распознанном документе нет текста

Распознавание не сработало или не запускалось. Проверьте:

• формат файла подпадает под распознавание — GIF и SVG не распознаются;
• для скана в базе знаний вы использовали AI импорт, а не обычную загрузку;
• OCR-провайдер настроен администратором инсталляции.

Что дальше

• Чаты — отправить вложение, расшифровать запись и сослаться на документ через /.
• Ассистенты — настроить роли файлов и источники знаний ассистента.
• Базы знаний — разложить документы по структуре и запустить индексацию.
• Агент — получить готовый файл ответом в чате.
• Глоссарий — сверить термины «вложение чата», «файл ассистента» и «документ базы знаний».