Файлы, вложения и импорты

Платформа принимает файлы в трёх местах, и от выбранного места зависит, кто увидит документ и как он попадёт в ответ: вложение чата остаётся в одном чате, файл ассистента доступен всем чатам этого ассистента, документ базы знаний — всему рабочему пространству. Числовые ограничения на размер и количество файлов — значения по умолчанию: администратор инсталляции платформы меняет их для всей инсталляции. Обратно файлы выходят выгрузкой ответа или документа в DOCX и PDF, а в режиме Агент — готовыми вложениями в чат. Единого файлового менеджера в платформе нет: заменять и удалять файл нужно там, куда вы его загрузили.

Как проверить результат обработки

Откройте «Подробнее об обработке» в меню файла ассистента или под заголовком документа базы знаний с ограничениями. В списке источников чата нажмите значок состояния рядом с файлом. У вложений чата с замечаниями такой значок находится в сообщении; в просмотре файла справа подробности можно раскрыть под названием. Обычное нажатие на файл открывает его содержимое, а флажок в списке источников управляет выбором для текущего чата.

Результат обработки объясняет, что ещё готовится, что пропущено и как это влияет на ответы. Например, сведения, которые есть только в пропущенных изображениях, могут отсутствовать в ответе. Ошибка подготовки для поиска не закрывает просмотр сохранённого оригинала. Обрезанный предпросмотр и неполное распознавание — разные ограничения: первое относится только к показу файла.

Из подробностей можно открыть или скачать оригинал, а для файла ассистента с ошибкой — повторить обработку, если у вас есть право редактирования. При запросе анализа изображений выбор применяется ко всей загрузке. Для этого действия нужны права редактирования ассистента и импорта документов. Выбор «Продолжить только с текстом» не считается ошибкой обработки изображений.

Для старой загрузки подробности пропусков могут отсутствовать. Если оригинал тоже недоступен, проверьте исходный файл у себя и при необходимости загрузите его заново. В базе знаний сохраняется проверка пропущенных изображений с возможностью дополнить документ; у файлов ассистента и вложений чата ручного дополнения нет. Закрытие подробностей не подтверждает проверку и не меняет выбор источника.

Что вам понадобится

• право «Загрузка файлов в чат» (chats:files) — оно есть у ролей owner, manager и member, у роли viewer его нет;
• право «Редактирование ассистентов» (assistants:edit) — для файлов ассистента;
• право «Импорт файлов в базу знаний» (kb:document:import) — для загрузки в базу знаний;
• провайдер эмбеддингов, настроенный администратором, — чтобы загруженный документ попал в поиск;
• файл в поддерживаемом формате и в пределах действующего лимита.

Загружаем изображение…

Куда загружать файл и чем эти места отличаются

Выбирайте место по тому, кому и как надолго нужен документ. Разовый файл для одного вопроса прикрепите к сообщению. Набор документов, по которым отвечает один ассистент, загрузите в файлы ассистента. Общий фонд документов пространства держите в базе знаний.

Один и тот же исходный документ можно загрузить во все три места, но копии живут отдельно: правка документа базы знаний не меняет вложение, которое вы отправили в чат вчера.

Примечание. Вложение чата и файл ассистента не попадают в базу знаний автоматически — в базу знаний документ загружают отдельно.

Какие лимиты действуют и кто их меняет

Значения в таблице — умолчания платформы. Администратор инсталляции меняет их в разделе Администрирование → Знания и поиск → Импорт документов, поэтому в вашей установке действующее значение может отличаться. База знаний принимает документы, а также аудио и видео, поэтому для записей действуют отдельные ограничения. Платформа проверяет файл по действующему значению и называет его в тексте отказа.

Как администратор задаёт эти значения — см. Администрирование знаний.

Примечание. Документы и изображения чата, а также вложения к отзыву передаются одним запросом, поэтому их размер дополнительно ограничивает сетевой контур инсталляции. Аудио и видео чата передаются частями: при повторном добавлении того же файла платформа догружает непринятые части. Если ассистент работает в режиме сценария, он забирает запись себе; платформа сообщает об этом до передачи файла. Загрузки в базу знаний и файлы ассистента сохраняются в очереди браузера и автоматически продолжаются после перехода на другой экран или перезагрузки страницы.

Как передать файл в чат

Нажмите скрепку и выберите файлы, перетащите их в окно чата или вставьте из буфера обмена — за один раз можно добавить несколько файлов. До отправки они собираются в лотке над полем ввода со статусом В очереди или Загружается…; крестик убирает лишний файл. Пока загрузка не закончилась, кнопка отправки неактивна и подсказывает «Дождитесь загрузки файлов». Если часть файлов не прошла по формату или размеру, платформа показывает уведомление «Часть файлов не добавлена».

После выбора аудио или видео платформа открывает окно «Загрузка аудио» с настройками расшифровки — автозапуском транскрипции, диаризацией и действиями после стенограммы. Порядок работы с записью, улучшение качества изображений и ссылки на документы через / описаны в главе Чаты.

Что платформа делает с файлом после загрузки

Платформа сразу извлекает из вложения текст и решает, каким способом его прочитать. От способа зависит, увидит ли ассистент содержимое: цифровой документ платформа читает напрямую, скан и картинку прогоняет через OCR-провайдера, запись — через расшифровку.

Даже если содержимое прочитать не удалось, само вложение не исчезает из контекста разговора: ассистент видит безопасные сведения о файле — имя, тип и размер — и должен прямо сказать, что файл получен, но его содержимое недоступно. Это относится к неподдерживаемым для распознавания форматам вроде SVG и GIF, пустым файлам и ошибкам обработки. Такой ответ не означает, что вложение потеряно; оригинал остаётся доступен для просмотра или скачивания.

Извлечённый текст остаётся доступен и после того, как сообщение с файлом ушло из активной части переписки: платформа ищет по фрагментам вложений и подставляет находки в контекст с пометкой [Из файла: <имя файла>]. Поиск по вложениям ограничен текущим чатом, поэтому файл из соседнего чата в ответ не попадёт — перезагрузите его или положите в базу знаний.

Документ или таблицу из сообщения можно открыть нажатием на название: файл появится в общей правой панели просмотра. Так же открываются готовые PDF, XLSX, DOCX и текстовые файлы, которые создал агент. Это не превращает вложение в файл ассистента или документ базы знаний: область видимости остаётся прежней — текущий чат. Отдельная кнопка скачивания сохраняет оригинал целиком, даже если экранный предпросмотр большого файла ограничен.

Готовый HTML-файл агента размером до 1 МБ открывается там же как интерактивная страница: можно, например, сыграть в созданную агентом игру. Страница работает в изолированной среде без доступа к чату и внешним ресурсам, поэтому для просмотра все стили, скрипты и изображения должны быть внутри одного файла. Оригинал можно скачать отдельной кнопкой; большой HTML-файл доступен только для скачивания.

В панели Источники опубликованные вложения собраны в группе Файлы чата. Галка рядом с файлом включает или исключает его из следующих запросов этого чата. Для PDF, DOCX, DOC, RTF, TXT, XLSX, CSV, TSV, JSON, JSONL, GEOJSON и TRACK меню строки позволяет Добавить к знаниям ассистента или Сделать рабочим материалом. После успешного переноса та же строка переходит в Знания ассистента или Рабочие материалы: второй строки и второго переключателя не появляется, а вложение остаётся в исходном сообщении.

Файл появляется в группе Файлы чата сразу после подтверждения отправки сервером, без обновления страницы. В строке могут появиться статусы «Недоступно для анализа», «Нет содержимого для анализа», «Ошибка обработки», «Нужно выбрать обработку изображений», «Готово с пояснением», «Загружается», «В очереди», «Распознаётся», «Индексируется», «Обрабатывается» и «Готово». Они не мешают открыть или скачать оригинал. Кнопка с глазом открывает файл в общей правой панели: изображения, включая SVG и GIF, показаны как оригинал, аудио и видео — встроенным проигрывателем, а документы и таблицы — подходящим для формата просмотрщиком. Если для аудио или видео уже готова стенограмма, открывается она.

Табличный предпросмотр Excel использует ту же сетку, что и документы базы знаний: листы переключаются вкладками под таблицей, строки и колонки доступны прокруткой. Нажмите ячейку, чтобы прочитать полное значение в поле Значение ячейки, или перемещайте выделение клавишами со стрелками. Ctrl+C копирует значение выбранной ячейки. Если показана только часть книги, предупреждение относится к предпросмотру; полный файл можно скачать отдельно.

Как загрузить файлы в ассистента

Откройте ассистента и перейдите на вкладку Знания (/assistants/<id>/edit?tab=files). Вкладка работает только у созданного ассистента: сначала создайте ассистента, затем откройте его настройки. Файл сразу становится источником для ответов и сначала сохраняется в локальной очереди браузера, а затем уходит на сервер; отдельно сохранять ассистента не нужно. Можно закрыть панель, перейти в чат или обновить страницу — незавершённая загрузка продолжится с тем же ключом и не создаст дубль.

Дополнительного окна выбора роли при загрузке нет. Чтобы ассистент читал файл целиком как шаблон, образец или пример, в меню ⋯ выберите Сделать рабочим материалом. Вернуть файл в поиск можно действием Сделать источником для ответов. Эти действия одинаковы в настройках и в панели ассистента.

Ассистент принимает те же документы, таблицы и структурированные данные, что и чат: изображения, аудио и видео на вкладку Знания не загружаются. Подсказка под кнопкой загрузки сообщает: «Поддерживаются: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT, XLSX, JSON, JSONL, GEOJSON, CSV, TSV и TRACK. До 10 файлов по 20 МБ». Число файлов и размер зависят от действующих лимитов инсталляции.

Загружаем изображение…

Под зоной загрузки базы и файлы с ролью источника для ответов показаны в общей группе Источники для ответов. Файлы второй роли находятся в группе Рабочие материалы. Пустая группа скрыта, рядом с названием непустой группы указан счётчик. Статус обработки отображается на карточке тем же индикатором, что и в сетке базы знаний. Нижняя строка карточки всегда показывает время обновления, а причина ошибки доступна в подсказке индикатора. Нажатие готовой карточки открывает предпросмотр справа. Изменение роли, повтор, отмена загрузки и удаление находятся в меню ⋯.

В поиске участвуют только источники знаний со статусом Готово.

Важно. Без настроенного провайдера эмбеддингов платформа отклоняет загрузку в роли Источник для ответов, а рабочему материалу провайдер не нужен.

Как файлы ассистента сочетаются с базами знаний и остальными настройками — см. Ассистенты.

Как импортировать документы в базу знаний

Откройте базу знаний: все способы загрузки собраны в зоне перетаскивания с подписью «Перетащите сюда файлы» рядом со списком документов. В пустой базе и в базе с документами доступны четыре кнопки: Выбрать файлы, Импорт с сайта, Создать документ и Создать папку. В пустой базе они крупнее, а под ними перечислены принимаемые форматы. Файлы также можно перетащить в область списка. Новый файл и Новая папка — заголовки поповеров, которые открываются кнопками создания. На телефоне эти же действия расположены списком под заголовком Добавить в папку. Дерево баз знаний открывается кнопкой с иконкой дерева в верхней мобильной панели; после выбора папки или документа оно закрывается, а выбранное содержимое занимает всю ширину экрана.

Кнопка Импорт с сайта недоступна у расшаренной базы и у базы, которую удаляют.

Загружаем изображение…

Какие файлы принимает база знаний

Зона загрузки принимает PDF, DOC, DOCX, TXT, Markdown (MD), HTML, CSV, EML, PPTX, XLSX, JSON, JSONL, изображения PNG, JPG, JPEG, WEBP, BMP, TIF и TIFF, а также аудио и видео из списка форматов чата. Документ без текстового слоя распознаётся тем же конвейером приёма: отдельный способ загрузки для сканов не нужен.

Архивы не принимаются ни в базе знаний, ни в файлах ассистента, ни во вложениях чата. База знаний сообщает: «Архивы не поддерживаются. Распакуйте архив и перетащите папку — каждый документ получит свою карточку». В чате и файлах ассистента: «Архивы не поддерживаются. Распакуйте архив и добавьте нужные файлы по отдельности».

Импорт с сайта

Кнопка Импорт с сайта открывает панель с переключателем Страницы: вариант Одна забирает один адрес из поля Ссылка на страницу, вариант Несколько обходит сайт по списку в поле Стартовые URL. Заголовок документа платформа определяет по содержимому страницы.

Дополнительные настройки обхода: Sitemap (опционально), Разрешённые домены, Включать пути / RegExp, Исключать пути / RegExp, Максимум страниц, Максимальная глубина, Лимит RPS, Учитывать robots.txt, CSS-селектор заголовка, CSS-селектор контента, Язык контента, Версия документации и Дополнительные HTTP-заголовки. В меню запущенного обхода доступны Приостановить обход, Продолжить обход и Остановить обход.

Заголовки из поля Дополнительные HTTP-заголовки платформа отправляет только страницам с тем же протоколом, доменом и портом, что у стартовых URL. Страницы других сайтов загружаются без них. Если сайт перенаправляет запрос на адрес с другим протоколом, доменом или портом — например, с http на https, — заголовки при переходе тоже не передаются, поэтому в поле Стартовые URL указывайте конечный адрес. В обоих вариантах платформа не загружает страницу больше 10 МБ и не ждёт ответа сайта дольше 30 секунд: такая страница завершается ошибкой с указанием причины.

Загружаем изображение…

Структура базы, индексация и доступ описаны в главе Базы знаний.

Как получить файлы из платформы

Готовый результат вы выгружаете кнопкой рядом с ним. Под ответом ассистента работает Скачать ответ, под стенограммой — Скачать транскрипцию, на обычном холсте ответа — Скачать активную вкладку, а на холсте расшифровки — Скачать открытый документ; также доступны Скачать DOCX и Скачать PDF. Документ базы знаний вы выгружаете пунктами Скачать DOCX и Скачать PDF контекстного меню в дереве базы.

Если в чате лежит исходный DOCX и вы просите его поправить, агент правит приложенный файл и сохраняет его оформление. Чтобы получить новый документ вместо правки, сформулируйте это прямо, например: «собери новый документ», «составь отчёт» или «подготовь новую справку».

В режиме Агент файл приходит прямо в чат: агент собирает документ, реестр .xlsx, график или офлайн-схему маршрута и присылает их вложением к своему сообщению. Такое вложение вы скачиваете как обычный файл, и оно остаётся в истории чата. Что умеет агент и как читать карточку прогона — см. Агент.

Частые вопросы

Почему файл не прикрепляется к сообщению

Платформа отклоняет файл по формату, размеру или правам. Проверьте:

• расширение файла есть в таблице форматов чата;
• размер укладывается в действующий лимит, который назван в тексте отказа;
• число файлов в сообщении не превышает лимит;
• у вашей роли есть право «Загрузка файлов в чат» — у роли viewer его нет.

Почему ассистент отвечает без загруженного файла

Файл ещё не дошёл до статуса Готово или загружен не в той роли. Проверьте:

• статус файла на вкладке Знания — в поиске участвуют только источники для ответов со статусом Готово;
• роль файла: материал не индексируется и в поиск не попадает;
• у файла не стоит статус Файл пропущен — у скана без текстового слоя индексировать нечего.

Почему импорт в базу знаний завершился частично

Для смешанного набора файлов это штатный исход: часть файлов может не подойти по формату или остаться без текста. Статус С ошибками у импорта и строка документа показывают причину, например «В документе не нашлось текста для индексации» или «Файл повреждён и не читается».

Почему в распознанном документе нет текста

Распознавание не сработало или не запускалось. Проверьте:

• формат файла подпадает под распознавание — GIF и SVG не распознаются;
• скан загружен в базу знаний обычным способом: распознавание включает конвейер приёма;
• распознавание настроено администратором инсталляции. Если нет, платформа сообщает: «Распознавание сканов не настроено — обратитесь к администратору».

Что дальше

• Чаты — отправить вложение, расшифровать запись и сослаться на документ через /.
• Ассистенты — настроить роли файлов и источники знаний ассистента.
• Базы знаний — разложить документы по структуре и запустить индексацию.
• Агент — получить готовый файл ответом в чате.
• Глоссарий — сверить термины «вложение чата», «файл ассистента» и «документ базы знаний».