Эксплуатация платформы

Эксплуатация платформы — пять инструментов, которыми вы держите инсталляцию в рабочем состоянии: обзор с аналитикой использования, почтовый сервер для писем платформы, режим обслуживания и политики очистки старых данных, а также обезличивание данных. Обзор открывается сразу при входе в администрирование (/settings/administration/overview), остальные четыре страницы лежат в группе Платформа. Все пять страниц видны только пользователям с глобальной ролью admin: остальные получают экран «Недостаточно прав». Модели, провайдеры и тарифы вы настраиваете в других разделах администрирования.

Что вам понадобится

• глобальная роль admin — все пять страниц закрыты для остальных пользователей;
• параметры почтового сервера: хост, порт, учётные данные и адрес отправителя;
• согласованное с владельцем инсталляции окно технических работ;
• согласованные сроки хранения журналов и вложений — политики очистки удаляют данные безвозвратно.

Как читать сводку инсталляции

Обзор отвечает на вопрос «как инсталляцией пользуются». Страница называется Аналитика, открывается за последние 30 дней и считает показатели по действиям пользователей.

С первого полного дня после обновления платформы действия берутся из журнала действий участников, и действием считается только то, что участник сделал сам: сообщение в чате, успешная расшифровка, исправление стенограммы, запуск действия, новый документ или его правка, база знаний, документ базы знаний, загрузка. Одно сообщение — одно действие: ответ ассистента, создание чата и работа агента по сообщению отдельно не считаются. Правки одного документа за сутки — одно действие. Автоматические запуски — агент, сценарий, задача по расписанию, API и внешние каналы — действиями пользователя не считаются.

За более ранние дни показатели посчитаны по-старому: созданный чат, сообщение, запуск ассистента, запуск действия, новая версия документа базы знаний, новый документ на холсте, транскрибация, вопрос к базе знаний и импорт — каждое отдельным действием, автоматические запуски — действиями пользователя. Если период или период сравнения захватывает обе стороны, под фильтрами появляется пометка с датой смены счёта: спад активности на стыке объясняется ею, а не пользователями.

Период задайте кнопкой выбора дат: Сегодня, Вчера, Последние 7 дней, Последние 30 дней, Последние 90 дней, Этот месяц, Прошлый месяц или произвольный интервал. Кнопка Сравнивать с прошлым периодом добавляет к каждому показателю изменение относительно предыдущего интервала той же длины. Рядом два фильтра — Рабочее пространство и Функция. На узком экране фильтры переносятся на несколько строк, а вкладки детализации прокручиваются горизонтально. Периоды длиннее 45 дней платформа рисует на графиках по неделям, короткие — по дням. Произвольный интервал шире 400 дней платформа не считает: страница остаётся без чисел, а на графиках выводится «Нет данных за выбранный период». Новый период платформа достраивает при первом обращении, поэтому первое открытие может быть дольше повторного.

10 плиток вверху страницы показывают ключевые показатели периода. Нажмите на плитку — платформа откроет вкладку с детализацией. У плиток Активированные пользователи и Доля активации отдельной детализации нет: нажатие открывает вкладку Сводка.

Плитки активации считаются по дате регистрации. В когорту входят все зарегистрированные в периоде, включая неактивных; первое значимое действие может произойти и после конца периода. Поэтому на коротком окне доля активации может быть ниже, а пользователь, зарегистрированный до периода и впервые пришедший сейчас, попадёт в ряд Возвращающиеся, а не Новые. Фильтр Рабочее пространство сужает когорту и действия, а фильтр Функция на эти две плитки не действует.

Примечание. Показатели за последние трое суток строит фоновая задача раз в пять минут, а готовый ответ страницы держится свежим ещё минуту, поэтому сегодняшние значения отстают на эти минуты.

Что показывают вкладки обзора

Семь вкладок страницы Аналитика раскрывают показатели по срезам. Каждая вкладка подчиняется общему периоду и фильтрам, заданным вверху страницы. Фильтр Функция не действует на плитки активации и блок активности публичного API.

Сегмент пространства платформа считает по сравнению с предыдущим периодом.

Экспорт отдаёт CSV с содержимым текущей таблицы.

На вкладке AI-нагрузка переключатель На активное рабочее пространство делит все величины на число активных пространств: так видно среднюю нагрузку одного пространства, а не суммарную.

Расход на индексацию баз знаний виден отдельной строкой Эмбеддинги в таблице По продуктовым срезам вкладки AI-нагрузка и в строку Чаты не попадает.

Как понять, ходит ли кто-нибудь в публичный API

Блок Активность публичного API на вкладке Сводка отвечает, пользуется ли кто-нибудь программным контуром инсталляции. Он показывает Вызовов за период, Ошибок вызывающего, Отказов по потолку и Среднее время ответа, а ниже — динамику рядов Вызовы и Ошибки. Таблицы Кто ходит и Куда ходят показывают самые активные токены и адреса вызова.

В статистику попадают только обращения по личному API-токену в конкретном рабочем пространстве; запросы под сессией платформы не считаются. Блок подчиняется периоду и фильтру Рабочее пространство, а новые вызовы появляются с небольшой задержкой. Если вызовов нет, платформа показывает состояние «Внешние вызовы не приходили» и объясняет, выпускались ли токены и были ли обращения раньше.

Как настроить отправку писем

Письма о регистрации, приглашениях и сбросе пароля платформа отправляет через один почтовый сервер, заданный на странице Администрирование → Платформа → SMTP (/settings/administration/platform/smtp). Пока сервер не настроен, письма не уходят, а операции, которые их требуют, завершаются ошибкой.

Заполните поля на вкладке Настройки и нажмите Сохранить. Кнопки сохранения появляются внизу формы после первого изменения.

Как проверить, дошло ли письмо

Нажмите Тестовое письмо рядом с заголовком Подключение, укажите Email получателя и нажмите Отправить. Тестовое письмо уходит через текущие сохранённые настройки, поэтому проверяйте подключение после сохранения формы.

Результат каждой отправки платформа пишет на вкладку Журнал уведомлений: колонки Дата, Тип, Получатель, Тема, Статус. Статус принимает значения Отправлено, В очереди и Ошибка. Нажмите на строку, чтобы открыть панель с текстом письма, ответом почтового сервера и сообщением об ошибке: это первое место, куда стоит смотреть по жалобе «письмо не пришло».

Как включить режим обслуживания немедленно

Режим обслуживания закрывает платформу для пользователей и показывает им страницу-заглушку. Откройте Администрирование → Платформа → Режим обслуживания (/settings/administration/platform/maintenance) и нажмите Экстренно включить. В окне подтверждения заполните текст для страницы-заглушки и нажмите Включить.

Пока режим активен, обычные запросы к платформе завершаются ошибкой MAINTENANCE_MODE, а пользователь видит заглушку. Вход в систему и раздел администрирования остаются доступными, поэтому вы продолжаете работать: после входа платформа сразу открывает страницу режима обслуживания. Внешние системы могут узнать состояние без авторизации запросом GET /api/maintenance/status.

Строка активного режима появляется в журнале внизу страницы со статусом Экстренный. Кнопка Редактировать меняет тексты, не выключая режим, кнопка Отключить возвращает платформу в работу.

Важно. Экстренное включение действует до ручного отключения: срок окончания задать нельзя.

Как запланировать окно обслуживания

Плановое окно предупреждает пользователей заранее и включает заглушку само. Откройте Администрирование → Платформа → Режим обслуживания, нажмите Запланировать и заполните форму.

1. Выберите Часовой пояс — в этом поясе платформа показывает и принимает все интервалы на странице.
2. Откройте Интервал обслуживания и выберите даты начала и окончания.
3. Укажите в подвале календаря время начала и время окончания.
4. Заполните Заголовок для пользователей, Время восстановления и Описание для страницы заглушки.
5. Нажмите Сохранить.

Запись появляется в журнале со статусом Запланирован. За сутки до начала платформа показывает пользователям предупреждение о предстоящих работах с вашим текстом. В момент начала статус меняется на Активный, платформа закрывается сама, а по окончании интервала открывается обратно.

Действия над записями журнала зависят от статуса.

Как настроить автоматическую очистку данных

Политики очистки удаляют устаревшие журналы, вложения и служебные записи, чтобы база данных и хранилища не росли бесконечно. Откройте Администрирование → Платформа → Политики очистки (/settings/administration/platform/cleanup-policies). Вкладка Политики содержит полный список ресурсов, сгруппированный по областям: LLM, Агент, ASR, Знания, Ассистенты и чаты, События, Логи, Аудит, Токены и сессии, Контент, Хранилище, Векторное хранилище (Qdrant), Служебное.

Большинство политик выключено по умолчанию, но часть ресурсов платформа чистит по срокам из поставки с первого дня работы. Отметьте в фильтре Статус значение Включены, чтобы увидеть их состав; общее число показывает плитка Включено. Плитка Требуют внимания считает политики, завершившиеся с ошибкой или включённые, но ни разу не запускавшиеся. Срок из поставки меняется полем Срок хранения, дней, а политика выключается переключателем Включена.

Нажмите на строку — справа откроется панель ресурса.

Блок Попадает под очистку пересчитывает число записей по сохранённым настройкам, блок Последний прогон показывает статус, число удалённых записей и освобождённый объём. Кнопка Сохранить внизу панели применяет изменения.

Политики с пометкой «чувствительная» затрагивают конфиденциальные данные, поэтому при включении платформа спрашивает подтверждение. Отдельный флажок Чувствительные в фильтрах слева оставляет в таблице только их.

В группе Знания три политики журнала приёма документов включены из коробки: Журнал приёма: попытки стадий (90 дней) — история попыток обработки, которую показывает раздел Центр активности → Обработка документов, Журнал приёма: карантин (90 дней) — документы, обработка которых окончательно не удалась, и Журнал приёма: исходы страниц (30 дней) — карта страниц в карточке документа. Срок исходов страниц нельзя сделать больше срока попыток стадий. Четвёртая — Журнал приёма: суточная статистика (400 дней) — хранит сводные числа по стадиям для блока «За период» на вкладке «Узкие места»; записей о документах в ней нет. Уборка удаляет только записи журнала: сами документы и их статус не меняются. Там же находится выключенная по умолчанию политика Журнал индексации БЗ — её стоит включить, если история индексации баз знаний занимает заметное место.

Некоторые записи ссылаются на записи другой политики, и хранить их дольше нельзя: ссылки остались бы пустыми. Для таких пар платформа не сохраняет срок дочерней политики больше срока родительской, а выключенную политику считает политикой с бессрочным хранением. В этом случае Сохранить показывает сообщение с названиями обеих политик и их сроками.

Как ограничить рост данных публичного API

Записи после программных обращений очищаются автоматически, включать ничего не нужно.

У всех трёх политик обычная панель с параметрами Включена, Срок хранения, дней и Размер батча. Для ключей идемпотентности срок считается от даты истечения записи, а не от даты создания.

Как запустить очистку вручную

Нажмите Запустить вручную внизу панели ресурса. Платформа сначала считает объём и показывает окно «Запустить очистку сейчас?» с числом записей; удаление запускает кнопка Удалить.

Важно. ⚠️ Ручной прогон удаляет данные безвозвратно, отмены нет.

Кнопка неактивна, пока в панели есть несохранённые изменения: сначала сохраните срок хранения и размер батча, затем запускайте. Результат любого прогона — и ручного, и автоматического — попадает на вкладку Журнал очистки с колонками Политика, Дата/время, Статус, Тип запуска, Инициатор, Удалено, Освобождено. Статус Частично означает, что записей под очистку было больше, чем размер батча, и остаток уйдёт следующим прогоном. Статус Идёт показывает, что прогон ещё выполняется в фоне.

Как убрать старые версии фрагментов баз знаний

В прежних версиях платформы переиндексация документа оставляла в базе данных прежний набор его фрагментов. Поиск и ответы такие наборы не читают, но они занимают место в самой большой таблице платформы. Теперь индексация удаляет прежний набор сама, а накопленное раньше убирает политика Старые версии фрагментов баз знаний в группе Знания. Политика выключена по умолчанию: на большой установке первая уборка удаляет миллионы строк, поэтому её запускают вручную, в часы малой нагрузки.

1. Откройте политику. Блок Попадает под очистку покажет, сколько фрагментов удалит ближайший запуск.
2. Нажмите Запустить вручную и подтвердите удаление. Один запуск удаляет до 50 пачек. Размер пачки задаёт поле Размер батча, у этой политики оно считается во фрагментах, по умолчанию 10 000. Запуск идёт несколько минут; если страница не дождётся ответа, итог появится на вкладке Журнал очистки.
3. Повторяйте запуск, пока блок Попадает под очистку не покажет 0. Вместо повторных запусков политику можно включить на ночь: включённая, она запускается каждые 30 минут. Утром её можно выключить или оставить включённой — после первой уборки ей достаются только остатки после сбоев индексации.

Политика не удаляет актуальный набор документа, набор его текущей индексации и набор индексации, которая идёт сейчас. Векторы в Qdrant она не трогает. Срок хранения, дней здесь — минимальный возраст набора, по умолчанию 7: свежие наборы остаются для разбора сбоев.

Важно. Освободившееся место база данных использует заново, и таблица фрагментов перестаёт расти, но файлы на диске сами не уменьшатся. Вернуть место на диск можно сжатием таблицы фрагментов — это работа DevOps в окно обслуживания.

Как найти и удалить файлы-сироты

Файл-сирота — файл в хранилище, на который больше не ссылается ни одна запись платформы: остаток удалённого чата, документа или рабочего пространства. Пользователи таких файлов не видят, но место они занимают. Находит и удаляет их политика Файлы-сироты в хранилище в группе Хранилище.

Откройте политику. Вместо блока Попадает под очистку в панели будет отчёт проверки.

1. Нажмите Проверить сейчас. Проверка идёт в фоне: на большом хранилище она занимает несколько минут, ход проверки виден в панели.
2. Когда проверка закончится, таблица покажет найденное по видам: вложения чатов, картинки баз знаний, загруженные файлы, бакеты удалённых пространств и другие. Колонка Старше N дн. показывает, что будет удалено. Нажмите на строку, чтобы увидеть примеры путей.
3. Нажмите Удалить найденное внизу панели. Окно подтверждения покажет состав по последнему завершённому отчёту, его тип и дату. Если более новый прогон не дал отчёта или отчёт неполный, окно сообщит об этом. Удаление запускает кнопка Удалить.

Чтобы платформа удаляла сирот сама, включите политику: раз в сутки она проверит хранилище и удалит найденное.

Политика никогда не удаляет:

• файлы моложе срока хранения;
• папки, которых нет в описании хранилища, — строка Незнакомые папки;
• кэш распознавания документов и шаблоны сценариев — строка Защищённые папки;
• бакет удалённого пространства, в который что-то записали позже срока хранения.

Перед удалением каждый файл проверяется ещё раз. Если на него снова ссылается запись или его перезаписали после проверки, файл остаётся.

Важно. ⚠️ Удаление безвозвратно, отмены нет.

Файлы удаляет очередь удаления — та же, что удаляет файлы чатов, документов и пространств. Блок Очередь удаления файлов в панели политики показывает, сколько файлов ждёт удаления, сколько удаляется и сколько не удалось удалить. Если в строке С ошибкой больше нуля, например после сбоя хранилища, нажмите Повторить с ошибкой: упавшие задания вернутся в очередь.

Как настроить обезличивание данных

Раздел управляет сервисом, который убирает персональные данные из файлов по действию «Убрать ПДн». Откройте Администрирование → Платформа → Обезличивание данных (/settings/administration/platform/pii-mask).

Блок Состояние сервиса показывает строку Подключение со статусом Сервис доступен, Сервис недоступен или Не удалось проверить подключение. Сервис подключает команда эксплуатации при установке платформы: в интерфейсе его адрес не задаётся и не показывается. Строка Обработки появляется, когда обработки уже были, и перечисляет результаты: в очереди, в работе, успешно, с ошибкой, отменено. Состояние обновляется само каждые полминуты. Пока сервис не отвечает, действие Убрать ПДн временно недоступно, а остальные функции платформы продолжают работать.

Четыре числовых параметра используют переключатель Авто: при включённом режиме показано Системное значение, а при выключенном — ползунок и числовое поле. Кнопка Использовать системные значения возвращает все поля разом; Сохранить и Отмена появляются после изменения. Новое значение применяется к следующей обработке, перезапускать платформу не нужно.

Таймаут запроса в настройки не вынесен: он зависит от размера фрагмента, а не от площадки, и меняется вместе с версией платформы.

Осторожно с порогом фоновой обработки. Если поднять его выше размера фрагмента, платформа всё равно прижмёт значение к размеру фрагмента. Иначе пользователь ждал бы ответ в поле ввода минутами.

Частые вопросы

Почему в обзоре нет данных за сегодня

Свежий хвост показателей пересобирает фоновая задача платформы раз в пять минут, а текущий день закрывается не полностью. Проверьте:

• выбранный период включает сегодняшнюю дату;
• фильтры Рабочее пространство и Функция не сузили выборку до пустой;
• ширина произвольного периода не больше 400 дней: более широкий интервал платформа не считает и оставляет страницу без чисел;
• в инсталляции вообще были значимые действия за период — на пустом стенде графики остаются пустыми.

Блок активности публичного API пуст, хотя интеграция работает

Проверьте:

• интеграция использует личный API-токен, а не сессию платформы;
• вызовы попали в выбранный период;
• фильтр Рабочее пространство не оставил другое пространство;
• токен не отозван и обращения не прекратились.

Пользователи не получают письма

Настройки почтового сервера не сохранены или сервер отклоняет отправку. Проверьте:

• на вкладке Настройки заполнены SMTP хост, SMTP порт и Email отправителя;
• переключатели Использовать TLS и Использовать SSL согласованы с портом: 587 для TLS, 465 для SSL;
• тестовое письмо доходит до вашего адреса;
• в Журнале уведомлений у писем статус Отправлено, а не Ошибка — в панели строки виден ответ почтового сервера.

Пользователи видят заглушку, хотя работы закончились

Интервал обслуживания не завершён. Откройте страницу Режим обслуживания и посмотрите на статус рядом с заголовком: у экстренного режима окончания нет вовсе, а плановый интервал вы могли задать с запасом. Нажмите Отключить у активной строки журнала.

Политика очистки включена, но ничего не удаляет

Под критерий не попадает ни одной записи или прогон ещё не наступил. Проверьте:

• в панели ресурса блок Попадает под очистку показывает число больше нуля, а у политики Файлы-сироты в хранилище отчёт проверки показывает файлы в колонке Старше N дн.;
• срок хранения не выше, чем реальный возраст данных;
• в Журнале очистки нет статуса Ошибка у этой политики;
• при статусе Частично увеличьте Размер батча — остаток удаляется следующими прогонами.

Настройка меню

В Администрирование → Платформа → Настройка меню можно переименовать нижний пункт меню продукта и добавить до десяти дополнительных пунктов. Для каждого задаются текст, ссылка, иконка и видимость. Изменения в окне сохраняются кнопкой Применить или Добавить; Отмена закрывает окно без изменений. Перенос, изменение порядка, скрытие и удаление сохраняются сразу. При ошибке сохранения можно повторить действие.

В разделе Дополнительные пункты перетаскивайте ссылки между основным меню и группой обратной связи. В основное меню можно вынести максимум две ссылки, включая скрытые. Нажмите на строку, чтобы в открывшемся окне изменить название, адрес и иконку, затем нажмите «Применить»; на название группы — чтобы переименовать её в отдельном окне с применением или отменой. Для переноса с клавиатуры или телефона используйте меню «…» строки. Предпросмотр показывает включённые ссылки и текущий профиль пользователя. Скрытые ссылки остаются доступны в редакторе.

Если внутри группы видимых ссылок нет, пункт меню сразу открывает форму отзыва. Иначе открывается список: «Оставить отзыв» и вложенные ссылки в заданном порядке. Ссылки открываются в новой вкладке. Предпросмотр и меню продукта обновляются после каждого успешно сохранённого действия.

«Оставить отзыв» доступен всегда: отключение чата сообщества не скрывает форму отзыва или весь пункт «Обратная связь». В других открытых сессиях видимость ссылки обновляется в течение минуты или при повторном открытии страницы.

Что дальше

• Раздел администрирования — карта всех разделов и групп меню.
• Центр активности — журналы запусков и отзывы, если нужна детализация глубже аналитики.
• Тарифы, кредиты и биллинг — откуда берутся списанные кредиты на вкладке «AI-нагрузка».
• Доступ, пользователи и пространства — настроить приглашения, ради которых нужен почтовый сервер.
• Распознавание документов и речи — подключить ASR, минуты которого видны в аналитике.
• Публичный API, токены и вебхуки — выпуск и отзыв личных токенов, активность которых видна на вкладке «Сводка».