Действия ассистентов

Действие — это кнопка в чате, которая прогоняет готовый промпт по конкретному тексту: по расшифровке аудиофайла, по ответу ассистента или по прикреплённому файлу. Библиотека действий рабочего пространства находится в разделе Настройки → Рабочее пространство → Действия ассистентов (/settings/preferences/actions); там же вы создаёте и редактируете действия. Действие с кнопкой на карточке ответа или стенограммы нужно включить у конкретного ассистента на вкладке Действия. Действия, которые вызываются из поля ввода, включать не нужно: они доступны в любом чате пространства. Действие обрабатывает один текст за один запуск и не продолжает переписку — для многошаговой работы с инструментами используйте агента.

Что вам понадобится

• право actions:view для входа в раздел и право actions:create для создания действия;
• право assistants:actions:manage, чтобы подключить готовое действие к ассистенту;
• сохранённый ассистент рабочего пространства: у системных ассистентов действия не настраиваются;
• активный провайдер языковой модели (LLM), если действие получает собственную модель;
• заведённые глобальные переменные, если вы планируете подставлять их в промпт действия.

Чем действие отличается от навыка и промпта

Действие, навык и промпт решают разные задачи и настраиваются в разных местах. Действие запускаете вы вручную, и результат всегда попадает в заранее заданное место. Навык вы не запускаете: агент открывает его сам, когда задача подходит под описание навыка. Промпт — это заготовка текста, которую вы вставляете в чат и при необходимости редактируете перед отправкой.

Как открыть библиотеку действий

Откройте Настройки → Рабочее пространство → Действия ассистентов. Пункт меню виден, если у вашей роли есть право actions:view; без него раздел не отображается и прямая ссылка не открывается.

Таблица показывает только активные действия — и созданные в вашем пространстве, и системные действия платформы. Системные помечены меткой только чтение: подключить их к ассистенту можно, изменить поля — нет. Строка открывает редактор действия, меню строки содержит пункты Редактировать и Привязки. Поиск ищет по названию, описанию и идентификатору действия.

Как создать действие

Нажмите Создать действие и заполните пять шагов формы. Платформа не сохраняет черновик: пока вы не нажали Создать, действия не существует.

Действие можно поручить агенту: опишите в чате в режиме Агент, что действие делает и где должно появиться, и подтвердите карточку согласования. Агент подбирает поля по тем же правилам, что форма, а созданное действие открывается на этой же странице. Как составить просьбу и что показывает карточка — в главе Агент.

1. Откройте Настройки → Рабочее пространство → Действия ассистентов.
2. Нажмите Создать действие.
3. В шаге Общая информация укажите название и описание.
4. В шаге С чем работает отметьте Стенограмма, Сообщение ассистента или оба варианта.
5. В шаге Как выполняется выберите Тип действия и напишите промпт.
6. В шаге Модель и инструкция оставьте Наследовать от ассистента или переключитесь на Управляется действием и выберите модель.
7. В шаге Результат выберите Документ на холсте или Сообщение ассистента.
8. Нажмите Создать.

Платформа создаёт действие и открывает его страницу — заголовок меняется на Настройка действия с названием действия, и появляется шестой шаг Привязки. Пустое название, пустой промпт и невыбранный источник блокируют сохранение: форма прокручивается к проблемному полю и показывает сообщение.

Важно. Пункт Архивировать в меню страницы действия убирает действие из библиотеки и из списков всех ассистентов, и вернуть его через интерфейс нельзя.

Какой тип действия выбрать и куда попадёт результат

Поле Тип действия определяет, что именно выполняет платформа. В большинстве задач подходит тип Промпт: языковая модель обрабатывает входной текст по вашей инструкции. Типы Инструмент и Гибрид дополнительно вызывают серверный инструмент и требуют технической настройки.

«Убрать ПДн» — системное действие платформы: оно заводится кодом, помечено в библиотеке только чтение, и вручную такой инструмент не указывают.

Шаг Результат задаёт, куда попадёт ответ. Вариант Документ на холсте открывает результат отдельной вкладкой холста, вариант Сообщение ассистента добавляет ответ новым сообщением в чат. Колонку Размещение в библиотеке платформа заполняет сама: Холст для документа и Сообщение для ответа в чате.

Шаг Модель и инструкция управляет тем, чья модель считает результат. Режим Наследовать от ассистента берёт модель и инструкцию того ассистента, из чьего чата запущено действие; переключатель Наследовать инструкцию отключает подстановку инструкции ассистента. Режим Управляется действием закрепляет за действием собственную модель и открывает блок Расширенные параметры LLM с полями Температура, Max Completion Tokens, Top P, Top K, Repeat Penalty и Seed.

Как создать агентскую команду

Агентская команда — действие, которое выполняет агент, а не языковая модель по промпту. Команда видна в меню * поля ввода во всех чатах рабочего пространства; при её выборе переключатель режима ответа встаёт на Агент, а после ответа чат остаётся в этом режиме. Подключать команду к ассистенту не нужно. Так устроена системная команда Вычитать документ; свою команду пространство создаёт в том же редакторе действий.

1. Откройте Настройки → Рабочее пространство → Действия ассистентов и нажмите Создать действие.
2. В шаге Общая информация укажите название и описание.
3. В шаге Как выполняется выберите тип Агентская команда.
4. В поле Задача команды опишите, что агент должен сделать по сообщению и прикреплённым файлам, например «Собери протокол встречи по вложениям: участники, решения, поручения с исполнителями и сроками».
5. В блоке Закреплённые навыки отметьте навыки, по методичке которых агент должен работать. В списке — навыки, установленные в пространстве, и навыки из образа агента; отметить можно не больше пяти. Команда без навыков тоже допустима: агент выполнит задачу базовыми средствами.
6. Нажмите Создать.

Шаги С чем работает, Модель и Результат у команды заполняет платформа: вход — сообщение и прикреплённые к нему файлы, модель — модель агента, результат — ответ агента в чат. Текст, набранный после названия команды в поле ввода, агент получает как уточнение к задаче. Подстановки глобальных переменных в задаче не заменяются.

Команда доступна, когда в пространстве включён агентский режим, а закреплённые навыки на месте. Если навык пространства удалён или снят с установки, команда остаётся в меню неактивной с подсказкой, пока вы не поправите её в редакторе. Правка задачи и навыков действует со следующего запуска команды.

Агентскую команду можно поручить агенту так же, как обычное действие: «Сделай агентскую команду «Протокол встречи» с навыком «Протокол»». Подробнее — в главе Агент.

Как подключить действие к ассистенту

Действие с кнопкой в чате появляется только после добавления к ассистенту. На вкладке Действия карточки разделены на Подключённые и Доступные. Нажмите Подключить в доступной карточке: действие сразу добавится включённым и перейдёт в список подключённых. Отдельно сохранять вкладку или всю форму ассистента не нужно. Переключатель в подключённой карточке также применяется сразу; выключенное действие остаётся подключённым и его можно снова включить тем же переключателем.

Поиск находится в разделе Доступные и учитывает название и описание только доступных действий: подключённые карточки при поиске не скрываются. Пиктограммы слева показывают, с каким материалом работает действие и какой результат создаёт; цвет помогает быстрее различать сообщения, документы, стенограммы и выделенный текст, а точная расшифровка доступна при наведении или фокусе. Обычные действия пространства не получают отдельной подписи, а системные отмечены компактной меткой Системное.

В меню подключённой карточки есть Переименовать для ассистента, Открыть действие и Удалить из ассистента. Переименование открывает отдельное окно, а кнопка Сохранить сразу применяет локальное название только для этого ассистента. Если название уже изменено, в меню появляется отдельное действие Сбросить название. Удаление снимает привязку и возвращает карточку в Доступные с кнопкой Подключить. Плашка Создать действие находится в разделе Доступные и открывает редактор нового действия в отдельной вкладке.

Поле С чем работает определяет, где появится кнопка. Действие с источником Стенограмма появляется на карточке расшифровки аудиофайла, действие с источником Сообщение ассистента — под ответом ассистента. Действие над стенограммой также запускается с холста: кнопкой Действия во второй строке холста и с экрана Новая вкладка, где есть раздел Действия ассистента, выбор Источник: и подсказка «Для действия нужен документ с текстом.». Подробный порядок работы описан в главе «Холст», разделе «Как запустить действие ассистента над документом». Действие с источником Стенограмма можно запускать автоматически: на вкладке Транскрипция оставьте Встроенное распознавание, выберите Запустить действие и укажите его в поле Действие после транскрибации.

Примечание. При выключении или удалении действия, выбранного для автозапуска после транскрипции, платформа просит подтверждение. После подтверждения она одной операцией отключает автозапуск, переводит результат транскрипции в режим Создать стенограмму и применяет действие.

Как запустить действие из поля ввода

Часть действий вызывается прямо из поля ввода чата, без кнопки на карточке. Большинство из них работают по файлам, которые вы уже прикрепили к сообщению и ещё не отправили. Агентские команды — системную Вычитать документ и команды пространства с типом Агентская команда — выполняет агент: им хватает и текста сообщения (подробнее — в разделах Вычитать документ и Как создать агентскую команду).

Подключать такое действие к ассистенту не нужно: список поля ввода собирается по всему рабочему пространству и открыт каждому, у чьей роли есть право actions:execute. Это право входит во все системные роли пространства, включая viewer.

Наберите звёздочку * — откроется список действий. Косая черта / открывает общий список возможностей, где действия идут отдельной группой вместе с промптами и ссылками на контекст. Наберите часть названия, чтобы сузить список, выберите пункт стрелками и нажмите Enter.

Выбранное действие встаёт в поле ввода командой-чипом и само ничего не запускает. Порядок дальше свободный: можно сначала выбрать команду и потом прикрепить файлы, можно наоборот. Текст, набранный после чипа, станет указанием к действию — как аргументы команды. Убрать чип можно крестиком или клавишей Backspace при пустом поле.

Запускает обработку Enter или кнопка отправки. Платформа выполняет действие по каждому прикреплённому файлу: два файла дадут два запуска. Агентская команда уходит одним сообщением — агент получает сразу и файлы, и текст.

У действий, которые работают по файлам, дальше всё происходит так же, как при распознавании речи. Файл сразу уходит из области вложений и появляется в переписке сообщением-командой — с названием действия и вашими указаниями, например «Убрать ПДн: кроме пункта 4». Над полем ввода загорается строка состояния с названием того, что делает платформа, и именем файла — например «Маскируем данные: договор.txt». На длинном документе слева от текста кольцо показывает долю обработанного. Результат приходит следующим сообщением: готовый файл и справка о том, что было заменено.

Действие рабочего пространства, которое обрабатывает файл промптом, отвечает текстом. Строка состояния называет действие и файл, например Выполняем «Сократить до тезисов»: договор.txt, а ответ приходит следующим сообщением ассистента. Текст после чипа модель получает как ваши пожелания к результату. Если действие не удалось, причина остаётся в переписке отдельным сообщением, а исходный файл не меняется.

Что стоит знать заранее.

• Действию, которое работает по файлам, без прикреплённых файлов запускать нечего: чип стоит в поле, а подсказка просит прикрепить файл. Агентской команде хватает и текста.
• Указания к действию необязательны, и действие вправе их не учитывать — «Убрать ПДн» обрабатывает файл целиком независимо от текста после чипа. Действие с промптом передаёт указания модели.
• Действие с промптом возвращает ответ по файлу, только если в шаге Результат у него выбрано Сообщение ассистента. С другим результатом запуск отклоняется сразу: файл остаётся в области вложений, а сообщение называет причину.
• Аудио и видео пропускаются: у них ещё нет текста, сначала нужна транскрибация.
• Недоступное действие остаётся в списке неактивным, а рядом написана причина. У действия Убрать ПДн это Сервис обезличивания недоступен.
• Пока идёт обработка длинного документа, кнопка отправки превращается в кнопку остановки Остановить обезличивание. Короткий файл обрабатывается за несколько секунд и не останавливается. У остальных действий по файлу кнопка называется Остановить действие.
• Остановка срабатывает на границе фрагмента, поэтому занимает несколько секунд.

Как запустить действие по выбранным материалам

Карточки над полем ввода обрабатывают выбранные знания ассистента, файлы чата и новые вложения одним запуском. Здесь появляются подключённые к ассистенту действия, которые создают документ по полному тексту. Без выбранных материалов нажатие на карточку предлагает прикрепить файл.

Если материалы готовы и поле ввода пустое, нажатие на карточку запускает действие. Чтобы добавить указания, откройте меню карточки и выберите «Добавить указания». Команда появляется в поле ввода; допишите пожелания и нажмите Enter.

Пока хотя бы один выбранный файл обрабатывается, запуск недоступен и рядом показана причина. Готовность обновляется автоматически, но действие запускаете вы. При ошибке загрузите файл заново или нажмите «Исключить недоступные»: команда убирает недоступные источники из выбора текущего чата, сохраняя сами файлы. Неподготовленное новое вложение можно убрать из области вложений.

Действие не пропускает неготовые материалы молча. Для вложений достаточно извлечённого текста: подготовка к поиску может ещё продолжаться. Если проверка материалов не удалась, нажмите «Повторить проверку». При отказе запуска выбранное действие и ваши указания сохраняются.

Убрать ПДн

Системное действие Убрать ПДн заменяет персональные данные в прикреплённом файле и возвращает обезличенную копию с именем вида «договор (без ПДн).txt». Текстовые файлы — CSV, TSV, TXT, LOG и Markdown — сохраняют свой формат и разбивку по строкам: копия таблицы остаётся таблицей и открывается в Excel, а имя получает то же расширение, например «выгрузка (без ПДн).csv». Платформа одинаково разбирает шапку CSV, TSV и листа книги Excel. Колонки «Паспорт», «СНИЛС», «ИНН», «Полис» и «ОМС» вычищаются целиком, в том числе там, где значение лежит числом, а не текстом; строка шапки не обезличивается. Колонки серийных и инвентарных номеров, номенклатурных номеров, VIN и IMEI не обрабатываются вовсе: их значения совпадают по форме с паспортными, но персональными данными не являются. «Артикул» относится к колонкам-идентификаторам, как «№», «Номер», «ID», «Код» и «Шифр»: в ней сохраняется короткий код вроде ZV-2200, а значение с длинной цифровой серией обрабатывается наравне с остальным текстом. Это исключение не действует на заголовки со словами «телефон», «факс», «моб», «паспорт», «СНИЛС», «ИНН», «ОГРН», «полис», «ОМС», «карта», «счёт», «лицевой» и «документ»: они обрабатываются как реквизиты.

Документы Word и книги Excel возвращаются собой: «протокол (без ПДн).docx» открывается в Word со своими таблицами, заголовками и нумерацией, «реестр (без ПДн).xlsx» — в Excel с формулами, стилями и всеми листами. Платформа меняет только текст, всё остальное остаётся нетронутым. Текст ищется по всему файлу, а не только в основной части: в документе Word платформа обрабатывает колонтитулы, обычные и концевые сноски и примечания к тексту, в книге Excel — примечания к ячейкам. Обезличиваются и свойства файла: автор, «кем изменён», компания и руководитель — одинаково у документа Word и у книги Excel.

PDF обрабатывается иначе. Закрасить значение прямоугольником в PDF недостаточно: слой рисования и слой текста там независимы, и «закрашенное» значение достаётся из файла обычным копированием. Поэтому страницы перерисовываются, найденные значения стираются физически, а на их месте остаётся подпись категории — «[Лицо]», «[Телефон]», «[Паспорт РФ]». Цена такой обработки: остальной текст страницы становится изображением и больше не выделяется мышью. Документ, где заменять оказалось нечего, возвращается неизменным.

Подпись категории — единственный текст, который остаётся на странице: её можно выделить мышью и найти поиском по документу. Если подпись не помещается по ширине на месте убранного значения, вместо неё остаётся серая полоса — значение с этого места убрано, но категория рядом не названа.

Скан без текстового слоя обезличить нельзя. На нём известно, что написано, но не известно где, а стирать нужно по координатам. Такой файл придёт текстовой копией, и причина будет названа в справке.

Копия без ПДн приходит и тогда, когда сохранить исходный формат не удалось: причина показана в справке к результату отдельной фразой, например «Формат .pdf сохранить не удалось (в документе больше 100 страниц) — копия отдана текстом». Такая копия получает имя с расширением .txt, например «договор (без ПДн).txt», а состав заменённых данных в справке остаётся прежним.

Исходный файл не меняется. Замена необратима: восстановить исходные значения по копии нельзя, поэтому храните оригинал, если он ещё понадобится. В справке к результату платформа перечисляет, сколько имён, телефонов, паспортов и других данных было заменено — сами значения в справку не попадают.

Вычитать документ

Системная команда Вычитать документ проверяет орфографию, пунктуацию и грамматику текста. Это агентская команда: её выполняет агент, поэтому при выборе команды переключатель режима ответа встаёт на Агент и не меняется, пока чип стоит в поле ввода.

Порядок работы:

1. Наберите * и выберите Вычитать документ.
2. Прикрепите документ или вставьте текст прямо в поле ввода. Можно добавить уточнение, например «только пунктуация» или «без стилистики».
3. Нажмите Enter.

Над вашим сообщением в переписке появится чип команды. Агент отвечает итогом, таблицей замечаний — номер, фрагмент, что не так, как правильно — и, если вы прислали документ Word, тем же файлом с правками. Ошибки, у которых есть верный вариант, приходят исправлениями Word в режиме рецензирования: их принимают или отклоняют на вкладке Рецензирование по одному либо все сразу кнопкой Принять все исправления. Спорные места отмечены цветом, у каждой находки есть примечание с тем же номером, что в таблице. Текст документа не меняется, пока вы не примете правки.

Word обычно открывает такие правки в режиме Простая разметка: текст выглядит уже исправленным, а на полях видна красная черта. Режим Все исправления на вкладке Рецензирование показывает зачёркнутое и вставленное.

PDF и другие форматы агент проверяет по тексту и возвращает только таблицу замечаний: разметить такой файл нельзя. Чтобы получить правки прямо в документе, пришлите его в формате .docx.

После команды чат остаётся в режиме Агент. Уточнения к результату, например «убери спорные места», пишите обычным сообщением, а новую вычитку запускайте снова командой.

Команда доступна, когда в рабочем пространстве включён агентский режим. Если он выключен, команда видна в списке неактивной с подсказкой — включить агентский режим может администратор.

Как вставить глобальную переменную в промпт действия

Глобальные переменные подставляют в промпт значения рабочего пространства — например, название организации или шаблон оформления, — и не требуют правки текста при каждом изменении. В поле Промпт нажмите кнопку {} в правом верхнем углу или сочетание Ctrl+Space: откроется каталог переменных с поиском. Выбранная переменная вставляется в позицию курсора токеном вида {{globals.<ключ>}} и подсвечивается в тексте.

Входной текст подставляется в промпт автоматически, отдельная переменная для него не нужна. Опишите в промпте ожидаемый формат ответа: действие возвращает результат целиком за один проход и не задаёт уточняющих вопросов.

Под полем Промпт идёт счётчик формата <введено> из 50 000 символов. Текст сверх предела остаётся в поле, но сохранение действия платформа отклоняет с подсказкой, сколько символов лишние.

Ограничения каталога:

• секретные переменные скрыты в списке и в промпт не подставляются;
• переменная без значения подставляется пустой строкой;
• если переменных нет, каталог показывает сообщение Переменные не настроены. Добавьте их в настройках пространства.

Частые вопросы

Почему действие не появилось в чате

Проверки ниже относятся к действиям с кнопкой на карточке ответа или стенограммы. Действия из поля ввода от настроек ассистента не зависят — см. «Как запустить действие из поля ввода».

Чаще всего действие создано, но не включено у ассистента. Проверьте:

• действие добавлено и включено на вкладке Действия;
• чат открыт с тем ассистентом, у которого действие включено;
• ассистент не системный: у системных ассистентов действия не настраиваются;
• действие не архивировано — архивные действия не показываются нигде;
• у вашей роли есть право assistants:actions:execute.

Почему действие запускается, но не видит нужный текст

Действие получает текст автоматически и целиком. При запуске с карточки расшифровки для источника Стенограмма берётся полный текст расшифровки, для источника Сообщение ассистента — текст ответа. На холсте действие берёт текст активной вкладки — исходной транскрипции или любого документа холста, поэтому перед запуском проверьте Источник. Несохранённые правки вкладки платформа сохраняет сама перед запуском. Если вкладку успели изменить в другом месте, действие не выполняется и приходит отказ Документ изменился. Повторите действие с актуальной вкладки (для исходной транскрипции — Транскрипция изменилась. Повторите действие с актуальной вкладки). Выделить фрагмент и обработать только его в собственных действиях пространства нельзя: такой режим ввода доступен только системным действиям платформы. Кнопка не появляется под ответами без текста — например, под карточками статуса выполнения сценария.

Почему раздела «Действия ассистентов» нет в меню настроек

У вашей роли нет права actions:view, поэтому пункт меню скрыт, а прямая ссылка /settings/preferences/actions не открывается. Все системные роли пространства, включая viewer, получают это право по умолчанию, поэтому обычная причина — настроенная вручную роль. Попросите владельца пространства добавить право actions:view в вашу роль.

Что дальше

• Ассистенты — подключить действие к ассистенту и настроить транскрипцию.
• Чаты — куда попадает результат действия: в ленту чата или на холст.
• Навыки — сделать так, чтобы агент применял инструкцию сам, без кнопки.
• Роли и права доступа — выдать участнику права на создание и запуск действий.
• Агент — поручить создание и правку действия агенту в чате.